Каждой компании необходимо регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию и хранить её вплоть до 5 лет с момента отправки или поступления. Кейс самого учета писем, факсов, посылок и телеграмм можно легко и просто реализовать в Neaktor.
Плюсы использования Neaktor для учета корреспонденции:
- Повышенная эффективность работы. Заполнить электронную запись в 10 раз быстрее, чем сделать запись в журнале от руки.
- Удобный поиск. Прежде чем перерывать архивы и подшивки с письмами, вы можете быстро убедиться: есть ли вообще нужное письмо и когда оно было получено. Вы найдете запись даже если она была сделана несколько лет назад.
- Доступность не только для секретаря. При классическом ведении журналов с корреспонденцией, если необходимо найти какое-то письмо или узнать дату его поступления, руководителю или другим сотрудникам приходится обращаться к посреднику — секретарю. При использовании Neaktor, все заинтересованные люди смогут без проблем найти нужную переписку. Просто укажите, кто должен получить доступ.
Как это работает на простом примере
Рассмотрим только на примере обработки входящей корреспонденции, потому что для исходящей, за исключением состава заполняемых полей, процесс будет практически идентичен. Итак:
1. Например, вы получили новое письмо.
2. Ответственный сотрудник открывает Neaktor и заходит в проект по учету корреспондеции.
3. Создается новая запись и заполняются данные: тип корреспонденции (Входящая или Исходящая), дата получения, информация об отправителе, тема или краткое содержание полученного документа и т.д.
4. Само физическое письмо отправляется в архив или подшивается в папку. Ссылку на то, где искать физическую копию письма в архиве, также можно указать в созданной записи. Это значительно ускорит поиск письма в будущем.
5. Если вы хотите обрабатывать свои входящие данные расширенно, на форму Neaktor Вы также можете добавить и другие дополнительные поля на форму. Например, вы решили добавить категорию по типу контрагентов и каждое пришедшее письмо дополнительно помечать.
6. Если пришедшее сообщение требует от вашей компании какое-либо действие, то прямо из записи о письме, сотрудник может создать задачу, обозначив дату исполнения и дополнительные детали. Задача автоматически будет связана с записью о письме.
7. Если задач не было или они уже закрыты, запись отправляется в архив.
8. При необходимости, с помощью поиска по отправителю, теме, датах и т.д вы сможете без проблем снова найти нужное письмо.
Оставьте комментарий