Кейс. Ведение отпусков, отгулов и больничных в Neaktor

С оформлением отпусков и больничных приходится иметь дело каждой компании, даже самой маленькой. Конечно желательно, чтобы этот процесс был хорошо налажен между всем персоналом:

• Кадровая служба должна заранее готовить график отпусков и оформлять необходимые документы.
• Начальники отделов хотят быть в курсе, кто из подчиненных будет отсутствовать на работе, по какой причине и до какого времени.
• Сотрудникам нужна возможность быстро оформить запрос на отпуск или отгул, чтобы не тратить рабочее время на передачу документов, согласование и ожидание решения.

Когда задачи каждой стороны в этом процессе прописаны нечетко, возникает путаница. Работник может отдать заявление сразу в кадровую службу, не согласовав с руководством. HR-менеджеру придется самому идти подписывать документ к начальнику, у которого запрос может остаться очень надолго, ведь он не знает, кто еще из его отдела собирается в отпуск.

Поэтому без электронной системы оформления отгулов или больничных процесс сильно тормозится. Руководитель забывает согласовывать даты, отдел кадров не успевает готовить необходимые документы, сотрудники не знают, одобрена их заявка или нет.

Neaktor позволяет поэтапно организовать процесс: работник оставляет запросы по готовому шаблону, а его начальник – подтверждает дату и время одной кнопкой. Отдел кадров получает уже обработанную информацию, по которой сразу начинает готовить документы, без лишних согласований и уточнений.

Все участники процесса при этом видят только те сведения, которые касаются непосредственно их:

• Сотрудник знает, когда его заявка одобрена начальством и оформлена документально.
• Руководитель получает оповещение, когда работник уходит в отпуск или на больничный.
• Отдел кадров может отслеживать по диаграмме Ганта, кто из персонала отсутствует на рабочем месте и до какого времени.

Neaktor дает преимущества:

• Задачи каждого участника процесса четко разделены, заявка не окажется в отделе кадров без согласования с начальством.
• Оформление отпусков и отгулов занимает меньше времени.
• Сотрудник может удаленно сообщить об уходе на больничный и в отгул, даже без необходимости телефонного разговора и устного объяснения ситуации.
• Руководитель не забудет про согласование дат и своевременно даст конкретный ответ.
• Отделу кадров проще оформлять документы и составлять графики отпусков.

Пример типового оформления отпуска

Ведение больничных и отгулов происходит в проекте, где можно задать всю последовательность выполнения процесса.

1. Когда у сотрудника возникает необходимость отпроситься с работы или оставить заявку на отпуск, он создает в своем Neaktor-аккаунте новую задачу, в которой указывает время и причину отсутствия.

2. Возможен и другой вариант, когда запуск процесса инициирует отдел кадров, отправляя персоналу оповещения о необходимости выбрать даты для отдыха. Это особенно полезно для формирования графика отпусков, например.

3. После того, как сотрудник вносит необходимые сведения в задачу, она передается руководителю на согласование, который одним кликом подтверждает выбранную дату ухода с работы либо отклоняет и предлагает работнику выбрать другое время.4. После успешного согласования процесс переводится в отдел кадров, где начинается подготовка необходимых документов. Их, кстати, можно автоматически генерировать в Neaktor, сразу выводя на печать с заполненными полями: ФИО сотрудника и его руководителя, названием отдела, датой ухода с работы и т.д.

5. Когда вся документация подготовлена и оформлена, сотрудник получает уведомление, что его заявка обработана и принята.

Не во всех организациях процесс оформления отпусков и больничных может быть построен строго по такой схеме. Поэтому в Neaktor можно отредактировать этот базовый шаблон под любые нужны. Или и вовсе нарисовать всю схему с нуля, если необходимо внести кардинальные изменения в проект.