Автоматическое получение заявок из Google Forms в Neaktor

Эта заметка, будет актуальна тем компаниям, которые в работе активно используют Google Forms. В ней я расскажу, каким образом можно настроить создание задач в Neaktor сразу после заполнения google-формы. В этом нам поможет функционал интеграции с почтой.

Настраивать мы будем пошагово. Прежде чем начать, нам потребуется:

• Аккаунт Google и уже настроенная форма. Как создать новую форму вы можете найти, например, здесь
• Личный либо корпоративный email-адрес
• Аккаунт Neaktor с тарифным планом «Команда» или выше

Список действий ниже может показаться длинным, но, на самом деле, все действия выполняются для формы один раз и вся настройка занимает около 5 минут.

Шаг 1 — Учим Google Forms отправлять результаты заполненного ответа через email

Для этого:

1. Переходим к настройке вашей формы

2. Открываем вкладку Ответы (Responses) 

3. Нажимаем на зеленую кнопку Посмотреть ответы в таблице (View responses in Sheets). Если ответы у вас до сих пор не сохранялись в таблицу, то google forms предложит создать новую таблицу для учета ответов. Соглашаемся.

4. Открываем редактор скриптов. Для этого, в верхней управляющей панели кликаем на Инструменты -> Редактор скриптов (Tools -> Script editor)

5. В новой вкладке браузера на экране откроется окно для ввода скриптов. Удалите весь текст, введенный по умолчанию. После этого, полностью скопируйте и вставьте следующий код:

function Initialize() {

  ScriptApp.newTrigger("emailFormSubmission")
  .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet())

  .onFormSubmit()

  .create();

}

function emailFormSubmission() {

var theFormSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

var theEmail = "test@test.com"; //email, на который будут приходить заполненные данные с формы

var theSubject = "subject"; // Заголовок письма

var theQuestions = theFormSheet.getRange(1, 1, 1,theFormSheet.getLastColumn()).getValues();

var theForm = theFormSheet.getRange(theFormSheet.getLastRow(), 1, 1,theFormSheet.getLastColumn()).getValues();

  var theBody = '';

  for (var i = 0; i< theForm[0].length; i++)

  {
    if (theForm[0][i]!="")
    {
      theBody += theQuestions[0][i]+" "+theForm[0][i]+"<br>";
    }
  }

  theBody += '';
  MailApp.sendEmail(theEmail, theSubject, "",{htmlBody: theBody});
}

6. В местах выделенным жирным текстом, значение «test@test.com» необходимо заменить на ваш рабочий email, который будет подключаться в Neaktor, а «subject» на текст заголовка письма, например «Заявка из google-form».

7. После этого, для добавленного скрипта необходимо добавить триггер. Для этого, выберите опцию Правка -> Триггеры текущего проекта в главном меню.

Система предложит создать вам новый триггер. Устанавливаем для него следующие параметры:

• Выполнить = emailFormSubmission
• Мероприятия = Из таблицы (From spreadsheet)
• Действие = Отправка формы (Form submit)

В момент сохранения триггеров, приложение попросит вас одобрить действие с вашего Google-аккаунта. Вам необходимо будет нажать на кнопку Разрешить, иначе скрипт не будет отрабатывать.

8. Сохраните проект через Файл-> Сохранить все. После этого вкладку можно закрывать.

9. Теперь вернитесь к форме и для теста заполните ее и отправьте. Проверьте, что на указанный вами email пришло письмо с описанием заполненных в форме полей. Например, вот такое:

Текст в письме выглядит не очень красиво, но это не беда, так как мы будем обрабатывать его автоматически, а не вручную.

Шаг 2 — Интеграция почтового ящика в Neaktor

После того, как форма была настроена, необходимо подключить вашу рабочий email-адрес в Neaktor.

Для этого перейдите на страницу Интеграции в раздел Email. Нажмите кнопку Добавить почту, заполните необходимые поля и сохраните.

Если все настройки введены правильно, то вы будете сразу переадресованы на страницу создания правил для этой почты.

Шаг 3 — Добавление правила

Остался последний шаг — настроить создание задач при приходе писем о заполненной форме из Google Forms.

1. Нажмите на кнопку Добавить правило

2. В открывшемся окне введите Название правила. Например, «Заявки из Google Forms»

3. В секции Условия необходимо задать по каким письмам будет создаваться задача. Так как нам нужно, чтобы обрабатывались письма именно из Google Forms, то проще всего будет задать такое правило:

• Поле = Заголовок письма
• Оператор = Содержит
• Значение = введите текст, который вы использовали в шаге 1.6 настройки, когда меняли значение «subject» на свой заголовок.

4. Перейдите к разделу создания задачи. Тут в первую очередь необходимо указать модель бизнес-процессов, по которой будет создаваться задача. Для этого сначала необходимо будет выбрать Модуль и Проект, в котором эта модель находится.

5. Теперь мы переходим к финальной настройке. Вам необходимо выбрать все поля, которые будут заполняться для новой задачи.

Чтобы подставить в поле в информацию, которая будет приходить из письма, необходимо выбрать поле, поставить оператор «Равное за меткой»,

выбрать метку в тексте письма, за которой весь последующий абзац будет вставлен в качестве значения.

Например, заполненное правило может выглядеть вот так:

6. Сохраняем правило. Готово! Теперь осталось еще раз заполнить форму для теста и убедиться, что в течение пару минут после прихода письма на почту, в Neaktor создалась новая задача.

Updated. По горячим следам мы также сняли для вас видео:

Если у вас возникли какие-либо вопросы — будем рады ответить. Напишите нам на почту help@neaktor.com