В Neaktor появилась возможность открыть внешний доступ к любому проекту для других компаний, у которых тоже есть аккаунт Neaktor. Функционал позволяет делиться справочниками, каталогами, списками совместных задач и активностей с контрагентами. Это позволит наладить более тесное взаимодействие и ускорит обмен данными.
О том, почему такая возможность появилась и как ее использовать, читайте дальше в этой статье.
Необходимость обмена данными между компаниями
Практически любая компания, работающая в B2B-секторе, контактирует и обменивается информацией со своими контрагентами: клиентами, поставщиками, подрядчиками, партнерами. Притом в B2B эти данные, как правило, передаются с регулярной периодичностью. Чаще всего для этих целей используются каналы электронной почты или мессенджеров.
Например:
- Маркетинговое агентство раз в неделю отправляет каждому заказчику список выполненных задач и статус задач в работе
- Сервисные организации на контракте получают от клиентов заявки по обслуживанию со списком неисправного оборудования
- Крупные дистрибьютеры и производители регулярно отправляют прайс-листы актуальных позиций всем своим корпоративным покупателям.
Проблема такого способа передачи информации очевидна: в файлах легко запутаться; очередной email с обновлением можно забыть отправить; в интервале между отправками часть информации может стать нерелевантной, но вы или ваш контрагент не обнаружите это до следующего письма; очень сложно ссылаться на информацию — это всегда приводит к формату общения вроде «Посмотрите такую-то строчку, в таком-то файле, который вы мне отправляли тогда-то… да и еще…»
Частично проблему могут решить онлайн-таблицы, но они не позволяют эффективно вести совместную работу, комментировать записи, смотреть историю изменений, связывать одни записи с другими.
Именно в этих случаях возможность использования внешних проектов будет максимально оправдана.
Как открыть внешний доступ к проекту
Открыть доступ к какому-нибудь проекту сможет не каждый пользователь, а только тот, который обладает соответствующими глобальными правами доступа. По умолчанию делать проекты внешними могут владельцы аккаунта и администраторы. При необходимости вы можете добавить дополнительную роль на вкладке Пользователи и дать возможность открывать проекты и другим пользователям.
Когда нужные права есть, все, что вам необходимо сделать, чтобы открыть проект на доступ:
1. Зайти в нужный проект и перейти на вкладку Управление проектом > Внешний доступ
2. Включить опцию Сделать проект доступным другим компаниям
3. Вам автоматически сгенерируется ссылка на ваш проект. Эту ссылку необходимо передать вашим клиентами или партнерам.
4. Кроме этого, вы можете настроить дополнительные параметры, которые будут влиять на уровень доступа ваших партнеров к записям. Например, можно разрешить экспорт записей или создание задач. Отдельно можно также отключить комментирование и скрыть имена ваших сотрудников.
Как добавить внешний проект к себе
Если наоборот, доступ к проекту прислали вам, то чтобы его добавить нужно:
1. Перейти на новую вкладку Внешние проекты
2. Нажать на кнопку Добавить внешний проект и в открывшемся окне вставить ссылку, которую вам передал ваш контрагент
3. Проект автоматически добавится в список.
4. Перейдите к проекту и на вкладке Доступ пользователей добавьте ваших сотрудников, которые должны иметь доступ к этому внешнему проекту.
5. Готово! Можно пользоваться.
Если у вас остались вопросы, то напишите нам на почту help@neaktor.com или в комментариях
Оставьте комментарий