Автоматическая конвертация документов из шаблонов в PDF и отправка по email

Практически каждая компания использует в своей работе шаблоны каких-либо документов. Чаще всего это договора, счета, акты, чеки.

Для работы с такими документами в Neaktor можно использовать одноименный функционал шаблонов документов.

 

Он позволяет автоматически заполнить нужный шаблон, допустим, счёта значениями прямо с карточки клиента или сделки.

Менеджеру остается только скачать этот документ на компьютер, пересохранить его в PDF и отправить клиенту через email-комментарии в задачах.

Согласитесь, получать готовый файл удобно, но требует довольно много действий для дальнейшей обработки файла: скачать, пересохранить, отправить… Теперь мы автоматизировали и этот кусок. Neaktor умеет автоматически создать PDF из документа по шаблону и отправить его клиенту через автоматическое действие Отправить письмо.

 

Работает это так:

1. Вы настраиваете и добавляете шаблон документа, загружаете его в бизнес-процесс. Тут все как раньше, ничего не изменилось.

2. Затем настраиваете автоматическое действие по отправке письма. Например, в тот момент, когда договор заключен, вы переводите сделку в этап-таймер с названием «Ожидание оплаты» и в тот же момент клиенту отправляется письмо по шаблону.

3. В это же шаблонное письмо необходимо добавить код вашего документа из шаблона, вы можете найти его на правой панели

Добавляете в любое место основного текста шаблона письма.

При этом вы можете выбрать, чтобы файл отправился в исходном формате, то есть docx, или же сразу в pdf.

4. Готово! Сохраняете авто-действие, сохраняете процесс — теперь ваши счета генерируются в PDF и отправляются автоматически. Менеджер получил еще 2-3 свободных минуты на каждую операцию и в целом, кажется, стал выглядеть счастливее.

Пока это первая версия функционала, могут быть небольшие шероховатости, поэтому обязательно потестируйте как конвертируется документ из вашего шаблона. Но в целом, все должно быть хорошо.

Если у вас появятся вопросы или предложения — напишите нам в комментариях или на почту help@neaktor.com. Всегда рады любой обратной связи.