Создание своей системы управления идеями

Любая компания находится в поиске “драйверов роста” — идей, которые позволят ей больше зарабатывать, меньше тратить и выигрывать конкуренцию.

Огромное количество таких идей могут сгенерировать сотрудники компании. Их просто нужно выслушивать и мотивировать делиться мыслями. Реализовать это можно в виде системы управления идеями.

Это совсем не новинка. Западные и японские компании прибегают к управлению идеями уже десятки лет. Впрочем, и в Советском Союзе бытовал термин “рационализаторское предложение”. Поэтому тем более удивительно, что многие компании из постсоветских стран игнорируют и не используют на полную катушку мощнейший инструмент для развития компании.

 

Идеи на миллионы

Многие известные бренды открыто признают, что их ключевые продукты пришли “снизу вверх”, то есть были придуманы не топ-менеджментом, а рядовыми сотрудниками. Например, Sony Playstation разработал младший сотрудник Sony Кэн Кутараги, а захвативший мир тамагочи придумала простая сотрудница компании Bandai Маите Аки.

Что примечательно, Кэна Кутараги чуть не уволили, потому что приставка PlayStation началась с его проекта «на стороне». Его спасло только прозорливое вмешательство генерального директора. В итоге компания стала одним из лидеров многомиллиардного игрового рынка, а Кэн стал одной из ключевых фигур Sony.

А вот Маите Аки, придумавшая одну из самых популярных игрушек девяностых, не получила даже повышения.

Впрочем, оба случая — это плохие примеры работы с идеями сотрудников, но отличные примеры самих идей. И если тут компаниям повезло, то сложно представить, сколько хороших предложений вовсе не было высказано сотрудниками и не услышано руководством. Особенно, когда с идеей некуда прийти.

Будьте уверены, в головах ваших сотрудников тоже полно отличных идей. Управление идеями нужно любой компании.

 

Польза от системы управления идеями

Конечно, главное, что даст компании система получения и оценки идей — это непосредственно сами предложения. Идеи сотрудников по улучшению работы компании позволят улучшить технологические, маркетинговые процессы компании, внедрить инновации.

Кроме этого, работать с идеями важно для мотивации сотрудников. Во-первых, так сотрудники понимают, что руководство не глухое и прислушивается к их мнению. Во-вторых, вы можете создать систему бонусов для авторов тех идей, которые были признаны удачными и впоследствии внедрились — это сделает и сотрудников более креативными и старательными, и идей вы получите больше.

 

Как организовать управление идеями

Управление идеями состоит из 4 базовых этапов:

• Сбор идей;
• Оценка;
• Доработка;
• Внедрение.

Сбор идей

В доцифровую эпоху предложения собирали с помощью «ящика для идей и предложений», в который автор помещал идею, изложенную на бумаге. Такие боксы стояли по всему предприятию, в каждом отделе или цехе.

Некоторые компании пользуются ими и сейчас, но у ящика много недостатков. Например, автор не может увидеть, на каком этапе изучения находится его идея, и вообще дошла ли она до адресата. Сам принцип такой системы не прозрачен: идеи могут быть потеряны или украдены, сложно анализировать их поток, сложно давать обратную связь авторам.

Намного удобнее использовать информационные системы для управления идеями — программные продукты, которые позволяют сотрудникам вносить предложения, а руководству систематически получать их и работать с ними.

Мы же считаем, что отдельный продукт для управления идеями не нужен. При использовании системы для управления бизнес-процессами управление идеями становится одним из бизнес-процессов компании.

Любой сотрудник сможет легко что-то предложить. Инициатор просто вносит заявку, она автоматически попадает на руководителя или сотрудника, ответственного за разбор идей. На этапе сбора идея может также уточняться, если какие-то нюансы не понятны.

Оценка

Чаще всего идея оценивается не одним экспертом, а несколькими. Особенно, если предложение затрагивает работу нескольких подразделений. Стадию оценки можно реализовать в виде поэтапных согласований.

После согласования нужно дать инициатору обратную связь. Если идея достойная, то автора можно премировать, поощрить публично, дать внеочередной выходной, поместить на доску почета, выразить официальную благодарность — способов много.

Если вы решили серьезно работать с идеями и централизованно собирать их, будьте уверены, что большинство предложений будут неосуществимыми, странными или даже покажутся откровенно глупыми.

Не стоит высмеивать их. Иначе сотрудники перестанут предлагать. Достаточно вежливо отказать с пометкой, что в данный момент такая идея не может быть реализована.

Кстати, даже явно фантастические идеи иногда стоит рассматривать. Возможно они натолкнут на неординарное решение или создание инновационного продукта.

Не стоит пренебрегать и совсем небольшими предложениями. Сотрудники Тойота, например, предлагают точечные улучшения, вроде “переставить ящик с инструментами” или “изменить форму отвертки”. Благодаря таким микроулучшениям компания экономит сотни тысяч долларов в год.

Доработка

Если идея кажется перспективной, ее передают на дальнейшую доработку. К автору подключаются нужные специалисты, начинается работа над прототипом.

Иногда несколько сотрудников могут предложить схожие идеи. Тогда есть смысл объединить их в одну команду или собрать лучшее со всех вариантов и объединить в один перспективный проект.

Чтобы обогащать и дорабатывать идеи, иногда имеет смысл давать доступ всем сотрудникам ко всему банку идей. В этом случае сотрудники смогут видеть предложения коллег и дополнять уже имеющиеся идеи вместо того, чтобы вносить “дубликаты”. Как понимаете, с ящиком для идей такого сделать не получится. Тут снова выручит система для управления процессами.

Внедрение

Суть этапа понятна — идеи, прошедшие согласования и испытания, получают воплощение. Они либо начинают генерировать прибыль, как PlayStation, либо помогают экономить, как улучшенная теплоизоляция.

Иногда сотрудник, предложивший полезное решение, не только получает премию, но и становится руководителем нового направления, как уже упомянутый Кэн Кутараги. Такие примеры — мощный стимул для работников быть активнее и включить свою креативность. Это проверенный способ развития эффективности сотрудников.

 

Внедрите управление идеями в своей компании

Neaktor, как BPM-система, отлично подходит для управления идеями, для чего имеет весь необходимый функционал.

Вы можете использовать на старте наш готовый шаблон “Идеи от сотрудников”, или сразу настроить процесс самостоятельно.

Бизнес-процесс управления идеями в Neaktor будет проходить через все стадии управления предложениями: от сбора до внедрения. Каждую из стадий можно будет разбить на несколько дополнительных этапов. Например, настроить порядок согласований или доработки идеи, если понадобиться добавить или убрать шаги.

Управление идеями поможет вашему бизнесу стать успешнее, а сотрудникам проявить себя.