Как Neaktor помогает систематизировать поручения от руководителя

Хаос поручений: как системный подход к постановке задач повышает эффективность бизнеса

В любой организации, от маленькой семейной пекарни до крупной корпорации, работа строится на выполнении задач. Руководитель делегирует, сотрудник исполняет – казалось бы, все просто. Однако на практике процесс постановки и контроля выполнения задач часто превращается в хаос, приводя к снижению эффективности, пропущенным дедлайнам и, как следствие, финансовым потерям. Проблема кроется не в отсутствии поручений, а в отсутствии системы их постановки и контроля.

Давайте разберемся, почему устная договоренность, поручения по телефону или бессистемный обмен сообщениями в мессенджерах – это путь в никуда.

Что происходит в типичной ситуации?

Устная договоренность: руководитель озвучивает задачу, сотрудник кивает, и… детали теряются. Нет документального подтверждения ни самого поручения, ни его выполнения. Возникают споры, недопонимания и обвинения. В случае увольнения сотрудника или руководителя, вся информация попросту исчезает.

SMS/мессенджеры: немного лучше, чем устный формат. Есть запись, но она разрозненная, неструктурированная, часто теряется в потоке сообщений. Отследить ход выполнения задачи, проанализировать динамику и выявить проблемы – практически невозможно. Поиск информации занимает много времени.

Электронная почта: более формальный подход, но тоже далекий от идеала. Письма теряются в спаме, отслеживать статус выполнения задачи неудобно, а анализ эффективности требует значительных усилий.

Все эти методы имеют общие недостатки:

• Отсутствие четкой фиксации: неясные формулировки, отсутствие сроков, непрописанные критерии оценки результата.
• Трудоемкий контроль: руководитель тратит много времени на уточнение деталей, напоминания и проверку выполнения.
• Высокий риск ошибок: несогласованность действий, недопонимание требований, повторная работа.
• Сложности в анализе: невозможно проследить динамику выполнения задач, выделить узкие места и оценить эффективность работы сотрудников.

Начальный этап: близость и личное взаимодействие

На старте, когда коллектив небольшой, руководитель имеет возможность ежедневно видеть своих сотрудников, обсуждать с ними текущие задачи и оперативно реагировать на возникающие вопросы. В такой обстановке постановка задач происходит быстро и без лишних формальностей. Каждый сотрудник понимает, что от него ожидается, и может сразу же задать вопросы, если что-то неясно. Это создает атмосферу доверия и открытости, что, безусловно, положительно сказывается на производительности.

Однако, как только компания начинает расти, количество сотрудников увеличивается, и личные взаимодействия становятся более сложными. В этом случае необходимо искать новые подходы к управлению и коммуникации.

Проблемы масштабирования: иерархия и скорость коммуникации

В крупных компаниях, где сложная иерархия становится нормой, возникают новые проблемы. Генеральный директор может отдать распоряжение, но оно проходит через несколько уровней, прежде чем дойдет до исполнителя. На каждом уровне информация может искажаться, теряться или неправильно интерпретироваться. Это приводит к значительным задержкам в исполнении задач. Когда сотрудник сталкивается с неясностями в задании, ему необходимо снова «подниматься» по иерархии, чтобы получить разъяснения. Этот процесс может занять много времени, что в конечном итоге снижает общую эффективность работы команды. В результате, вместо того чтобы сосредоточиться на выполнении задач, сотрудники тратят время на выяснение деталей и согласование.

Решения для повышения эффективности.

Чтобы избежать этих проблем, компаниям необходимо внедрять новые методы управления и коммуникации, упорядочить процесс постановки задач и внедрить эффективные инструменты для их управления. Одним из таких инструментов является BPM-система, поскольку она обладает следующими преимуществами:

• Чёткая постановка задач. Руководитель, создавая поручение, сразу назначает ответственного, формулирует описание задачи и устанавливает срок её выполнения. Это позволяет избежать недопонимания и неясностей.
• Прозрачность выполнения. Когда исполнитель принимает задачу, она автоматически добавляется в его список активных задач. Она не исчезнет, пока не будет завершена или отменена. Это обеспечивает видимость и контроль за выполнением.
• Система напоминаний. BPM-система автоматически напоминает исполнителям о приближающихся сроках выполнения задач. Это позволяет снизить нагрузку на память сотрудников и минимизировать риск пропуска важных этапов.
• Устранение задержек. Благодаря автоматизации согласований и документооборота, BPM-системы помогают сократить время, затрачиваемое на бюрократические процедуры. Это позволяет быстро реагировать на изменения и адаптироваться к новым условиям.
• Снижение влияния человеческого фактора. Автоматизация процессов позволяет минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором, и повысить общую эффективность работы команды.

Neaktor — облачное решение для организации работы компании, в которой используются процессный и/или проектный подход к управлению. То есть для тех компаний, которые в работе выполняют множество рутинных и повторяющихся задач по регламентированным бизнес-процессам. Или же имеется набор стандартных задач при выполнении большого количества схожих проектов. Впрочем, Neaktor также хорошо подходит и для постановки и контроля оперативных задач и может совмещать функции оперативного учета с процессным и проектным одновременно.

С чего начать?

В задачах в Neaktor возможно хранить самые различные данные. По этой причине в приложении предусмотрено множество типов полей и блоков для различных видов информации.

Например, для систематизации поручений от руководителя актуально использовать такие поля:

• Дата начала, дата окончания;
• ФИО ответственного;
• Выполнить до;
• Подробное описание задачи;
• Результат задачи.

Перейдем к настройке формы, которая состоит из полей и блоков. В полях хранится вся основная информация по задаче, а в блоках – сгруппированные по смыслу поля.  Любые элементы можно менять местами, добавлять или удалять. Чтобы добавить новый блок или поле, достаточно просто перетянуть элемент на форму задачи. Изначально шаблон формы не перегружен, что помогает использовать возможности системы руководителям и сотрудникам, не имеющим специальной технической подготовки.

Создаем схему бизнес-процесса

Построим логическую схему, по которой будет выполняться работа с поручениями. На данной схеме необходимо указать этапы выполнения задачи и в какой последовательности работа над задачей будет двигаться из этапа в этап.

Создание задачи — это создание руководителем нового поручения, а завершающий этап — принятие результатов выполненной работы. Этап отмена также является завершающим.

Промежуточные этапы — принятие задачи исполнителем, выполнение, контроль выполнения руководителем. Если результат не устроил руководителя, задачу можно отправить на доработку.

На данной схеме мы выстроили простейший маршрут, по которому проходит задача. Neaktor позволяет настроить и использовать множество бизнес-процессов. Для каждого проекта в Neaktor может быть создано более одной модели. Это позволяет декомпозировать (разбить) сложный бизнес-процесс на несколько более простых для упрощения визуализации и управления всей активностью. Так же можно ставить подзадачи, отслеживать выполнение задач в процентах, назначать задачу на несколько исполнителей одновременно, использовать автоматические действия для напоминаний, рассылки писем и многое другое.

Предлагаем начинать с простой схемы и постепенно двигаться к более сложным бизнес-процессам. По ходу дела вы будете корректировать процессы и познакомитесь с остальными возможностями Neaktor.

Оптимизация управления процессами в многозадачной среде — это не просто задача, а необходимость для достижения успеха в современном бизнесе. Внедрение Neaktor может существенно улучшить организацию работы, повысить прозрачность процессов и снизить количество задержек. В конечном итоге, это приведёт к повышению общей продуктивности команды и достижению поставленных целей в установленные сроки.