Когда речь заходит про мотивацию сотрудников, как правило, подразумеваются премии, повышения зарплаты. Но опытные руководители знают: деньги хоть и мощный, но плохой мотиватор. Поэтому в идеале компания должна не только поощрять своих сотрудников бонусами и премиями, но и работать над неденежной мотивацией.
Одним из приемов бюджетного (в рамках компании) повышения лояльности сотрудников является всего лишь… внимание к персоне сотрудника. Для этого можно и нужно проводить регулярные индивидуальные беседы, интересоваться мнением и жизнью сотрудника, выслушивать его предложения.
Кроме этого есть и регулярные поводы привлечь внимание сотрудника — например, поздравление с днем рождения.
Так или иначе, дни рождения в коллективе отмечают. Иногда чисто «своими» — отделом, иногда — в рамках всей компании. Поздравление, подарок от руководства и открытка за личной подписью директора будет отличным способом напомнить сотруднику, как он важен для компании, а в рамках компании будет делом незатратным. Если, конечно, грамотно организовать процесс.
Шелдон Йеллен, генеральный директор BELFOR Holdings, Inc., подписывает поздравительные открытки для каждого сотрудника компании, а это более 7000 открыток в год. Эту традицию он начал с 1985 года, задолго до того, как стал директором компании по ликвидации последствий стихийных бедствий, состояние которой сейчас оценивается в миллиард долларов. Несмотря на то, что это может показаться небольшим и глупым жестом, Йеллен считает, что отправка поздравительной открытки своим сотрудникам заставляет их чувствовать себя более ценными.
Нужна ли автоматизация поздравлений с днями рождения?
В Neaktor мы всегда рассматриваем кейсы в контексте ведения бизнес-процессов. И даже такую второстепенную, на первый взгляд, активность вроде поздравлений с днем рождениями предлагаем вести автоматизированным процессом.
Конечно, в небольшой компании из 10-15 человек вы можете обойтись и простым повторяющимся напоминанием о дне рождения в телефоне. И если вы не загружены, сможете без проблем спланировать, как будете поздравлять того или иного сотрудника.
Но когда растет количество сотрудников в компании, а загрузки по основным бизнес-процессам становится больше — поздравлять каждого лично уже проблематично. Да что уж говорить, иногда директора и сотрудники могут не знать друг друга в лицо и на коридоре не здороваться. Как правило, кстати, частое явление для компаний с 100+ сотрудниками.
Получается, если компания довольно большая, то задачи вроде поздравления сотрудников или откладываются на светлое будущее, или перекладываются на плечи HR. Опять же, если компания быстро растет, то и HR бывают загружены более приоритетными задачами вроде найма и делопроизводства. Получается замкнутый круг, который ведет к недостаточной работе над мотивацией сотрудников в целом. Разорвать его как раз и помогает автоматизация, которая снимает необходимость отслеживать даты лично, а также ставит сразу готовые задачи.
Как можно поздравлять сотрудника
Давайте разобьем поздравление сотрудника с днем рождения на несколько типовых задач. Чем более серьезно к вопросу подходит компания и чем больше ресурсов готова потратить на дни рождения, тем задач будет больше.
Можно, конечно, просто настроить автоматическое шаблонное email-сообщение, которое раз в год будет само отправляться с почты директора сотруднику, у которого день рождения. Исключительно бюджетный вариант, на настройку которого в Neaktor потребуется от силы несколько минут, а его даже контролировать не нужно.
Но если пойти другим, более персонифицированным путем, то стоит:
— Написать текст поздравления от руководства на открытке – желательно уникальный, а не шаблонный, повторяющийся из года в год.
— Подготовить подарок – не обязательно что-то материальное вроде сервиза / телефона / новой сумки и т.п. Можно подарить что-то одновременно полезное и для компании, и для сотрудника: оплатить профессиональные курсы, отправить на конференцию. Хороший способ убить сразу двух зайцев.
— Организовать церемонию поздравления или даже вечеринку — тортик купить, помещение найти, с людьми договориться.
— Подготовить, согласовать дополнительный бонус – например, выходной, премию.
Каждая из этих задач может быть поделена на несколько важных этапов, а значит представлена в виде отдельных бизнес-процессов.
Например, чтобы написать текст поздравления, сначала нужно получить фидбек от руководителя подразделения, где работает сотрудник, или ближайших коллег, напарников работника. Это, чтобы знать, о чем писать, сделать открытку персональной. После этого нужно написать сам текст, утвердить его, напечатать на открытке и подписать у «генерального».
Подготовка подарка тоже состоит из этапов: выбора презента, согласования бюджета, непосредственно покупки.
Если вы даете премию или отгул, допустим, в честь юбилея, то они должны быть согласованы с руководителем работника и оформлены в бухгалтерии.
Чтобы не получилось так, что выходной вы пообещали, а его посчитали как отпуск за свой счет или прогул. Это сильно подпортит впечатление от поздравления.
Вы можете придумать больше задач и способов поздравить коллегу. Но, как правило:
- Все эти задачи легко описываются простыми бизнес-процессами
- Все они требуют выполнения заблаговременно, за несколько недель, а не накануне или в день самого дня рождения.
Именно поэтому эти задачи должны запускаться автоматически и заранее.
Настройка поздравлений с днями рождения в Neaktor
Начать можно с оформления списка дней рождения сотрудников. В отдельном проекте в Neaktor создается отдельный список карточек сотрудников, где кроме контактной информации будут содержаться дата рождения и полезная информация о предпочтениях сотрудника: например, у сотрудника аллергия на арахис, боится хлопушек, любит рыбалку и т.д.
Такие карточки в идеале должны создаваться автоматически в процессе онбординга, а позже дополняться ответственным HR-специалистом.
Кроме этого добавляется отдельный проект для ведения задач по поздравлению с днями рождения. В нем настраиваются те бизнес-процессы, которые мы уже с вами обсуждали в прошлом разделе: подготовка открытки, закупка подарка, организация вечеринки. По ним будут создавать задачи по каждому конкретному сотруднику.
Дальше идет дело за автоматизацией. В карточки сотрудников необходимо добавить роботов, привязанных к дате рождения.
Каждый год эти роботы будут добавлять нужные задачи и автоматически ставить их на ответственных. Притом задачи будут поставлены заранее – в те сроки, в которые, как вы решите, их можно будет закрыть.
В некоторых организациях практикуют так называемый «День Торта». В конце каждого месяца компания организовывает вечеринку в честь дня рождения сотрудников, у которых он был за последние 30 дней. В таком случае можно настроить ежемесячное повторения набора задач для подготовки к мероприятию. Хорошее решение для крупных компаний, где почти каждый день кто-то из сотрудников оказывается именинником.
И в принципе все готово! Ответственный сотрудник заранее получает уведомление о поставленных на него задачах. Задачи по поздравлению сотрудника двигаются по этапам, переходят и на других людей, которые помогут ответственному организовать поздравление.
Когда наступает дата дня рождения, никому не придется в последний момент бежать стремглав в магазин за подарком, покупать последний позавчерашний черствый торт из ближайшего магазина, подписывать открытку первым найденным в интернете поздравлением.
Вся эта работа будет сделана заранее, притом с максимальным вниманием к имениннику. Лояльность сотрудников растет, а компания получает свои дивиденды. Попробуйте, это просто, особенно с Neaktor.
Появятся вопросы – пишите нам на contact@neaktor.com и в комментариях. Обязательно расскажем подробнее.
Возможно ли ко дню рождения сотрудника запланировать новость компании автоматически?
Наталья, спасибо за хороший вопрос. Новости, к сожалению, сейчас в автоматических действиях и роботах никак не участвуют, поэтому не получится. Но идея интересная — возьмем ее на будущее.