Процесс найма на работу не заканчивается на положительном ответе успешному кандидату. В этой точке стартует целая группа бизнес-процессов, которая называется onboarding или, дословно, “прием на работу”.
Эти бизнес-процессы отвечают за то, как быстро сотрудник приступит к обязанностям, вольется в коллектив. Также они управляют дальнейшими взаимоотношениями сотрудника с HR-менеджером.
Как правило, подключение нового сотрудника занимает до месяца. Но бывают и исключения. Например, в Facebook принятый кандидат проходит 45 минутный инструктаж и сразу вовлекается в работу. Такие показатели — результат продуманных и отработанных процессов.
Добиться результата Facebook, конечно, непросто, но сократить время вовлечения нового сотрудника с месяца до 1 дня вполне реально.
Настроенные бизнес-процессы онбординга нужны и компании, и сотрудникам. Компания будет получать пользу от вновь пришедших специалистов максимально быстро, а сотрудники, как новые, так и давно работающие, не будут чувствовать себя забытыми.
Из чего состоит онбординг
Онбординг состоит из множества задач для разных сотрудников. Они отличаются в разных компаниях, но чем организация крупнее, тем их больше. Вот некоторые из них:
- Обучение сотрудника работе, введение в проект и ознакомление с документацией;
- Техническое обучение, обязательные инструктажи, например, по технике безопасности;
- Прохождение медицинского освидетельствования;
- Подготовка документов отделом кадров и бухгалтерией;
- Набор задач по подготовке оборудования и доступов. Например, изготовление ключей, карточек доступа, создание логинов и паролей, выдача оборудования и оснащение рабочего места;
- Задачи по знакомству специалиста с коллективом и управлению мотивацией. В больших компаниях HR-ы не просто говорят: «Знакомьтесь, это Василий, он будет у нас работать», а устраивают специальные мероприятия;
- Задачи, поставленные на будущее: провести переаттестацию через полгода или год, собрать оценки сотрудника от коллег, назначить встречу по окончанию испытательного срока и промежуточные встречи во время него.
Как упростить онбординг
Перечисленная работа является, по сути, совокупностью связанных бизнес-процессов, в которых участвуют сотрудники разных отелов — юридического, кадров, бухгалтерии, IT-отдела, снабжения и т.д.
Чтобы принять на работу и ввести в должность нового сотрудника может понадобиться закрыть до 30 (!) задач. И это на одного. А если вы принимаете десятки и сотни сотрудников, задач становится тысячи.
Большинство проблем в задачах возникает на взаимодействии между отделами — теряются и заполняются с ошибками документы, уходит время на походы по кабинетам. Это особенно проявляется, если в компании процессы не регламентированы.
Но даже если процессы описаны, справиться с такими объемами при помощи ручного управления может только сильно раздутый и перегруженный штат HR-специалистов.
Альтернатива — полная автоматизация всех процессов отдела кадров. Она значительно сократит издержки, ускорит и удешевит процессы и уменьшит во много раз количество ошибок. Да и руководители наконец смогут воочию увидеть, чем же занимается HR-отдел в компании — все задачи будут на виду и подконтрольны. Автоматизировать же работу по управлению HR можно и нужно в системе управления бизнес-процессами.
Ведение онбординга в Neaktor
BPM-система позволяет не просто настроить и запустить в работу отдельные задачи, но и связать их между собой.
Если правильно настроить процессы, онбординг начинается уже на стадии подготовки вакансии. Руководитель, который запросил нового специалиста, в описании к задаче по публикации вакансии указывает, чем сотрудник будет заниматься, какие доступы ему нужны.
По этой информации в дальнейшем полностью автоматически будет создан первый набор задач для IT отдела, бухгалтерии, HR — в зависимости от включенных галочек. 
Процессы запустятся, как только нужный соискатель примет предложение.
Некоторые задачи должны запускаться даже раньше, чем сотрудник официально выйдет на работу. Например, стоит заказать новый компьютер заранее, а не когда человек уже пришел работать.
Он, конечно, сможет познакомиться с коллегами, изучить офис и его окрестности, почитать книги, пока будет ждать. Но это напрасная потеря времени и денег. И так случается часто, если процессы не настроены.
Многие типовые задачи ставятся автоматически. Например, для IT отдела: заказать оборудование через отдел снабжения, настроить программы, создать корпоративный email, открыть доступы в нужные IT системы. 
HR специалисту ставятся задачи по подготовке договоров и заявлений. Отдел техники безопасности планирует даты инструктажа. И так далее.
Каждая задача онбординга выполняется по отдельному бизнес-процессу. Это уменьшает количество возможных ошибок и регламентирует работу — кто, что и на каком этапе делает.
При этом задачи в Neaktor могут запускать одна другую. Например, только когда системный администратор создаст email сотруднику, появится задача добавить его профиль в Neaktor (для чего нужно, чтобы у сотрудника уже был email).
Выполнять задачи в другом порядке или с ошибками просто не получится. Это избавляет от неразберихи.
Настроить процессы онбординга несложно. Главное — не пытаться подключить их все сразу одним махом с намерением потом доделать. Настраивайте последовательно.
Можно начать с общей задачи по созданию профиля сотрудника. А затем постепенно добавлять нужные процессы и автоматизировать действия. Когда покажется, что добавлять уже нечего, можно задуматься о подключении RPA и полностью заменить HR на отдельных участках работы.
Оставьте комментарий