Добавление группы участников и их настройки

Для того, чтобы не приходилось делать настройку бизнес-процесса для каждого сотрудника в отдельности, пользователи с одинаковыми ролями в бизнес-процессе объединяются в группы участников процесса.

Это позволяет добавлять и удалять пользователей в бизнес-процесс, не теряя времени на дополнительную настройку прав.

В данной статье мы рассмотрим, как добавить и настроить сами группы бизнес-процесса. В дальнейших материалах вы узнаете каким образом настроить права групп на создание, просмотр и редактирование задач.

Добавление группы участников

Для того что бы добавить группу участников бизнес-процесса необходимо проделать следующие шаги:

1. Откройте нужный проект.
2. Перейдите к списку бизнес-процессов


3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый
4. Внутри редактора процессов перейдите на вкладку «Группы и переходы по этапам».

На панели слева нажмите на зеленую кнопку «Добавить группу»

В появившемся окне, в левой части панели настроек

вам будут доступны следующие вкладки:

Общие настройки Здесь настраиваются название группы и настройки автоматического добавления сотрудников в бизнес-процесс
Участники На этой вкладке добавляются пользователи, которые будут входить в группу.
Опции наблюдения На вкладке задаются дополнительные опции для добавления наблюдателей и автоматического наблюдения над задачей.
Напоминания Это закладка предназначена для определения дополнительных настроек напоминаний по задаче.

Рассмотрим каждую вкладку в отдельности

Общие настройки

На вкладке «Общие настройки» задаются основные параметры группы. Здесь можно заполнить следующие поля и опции:

Название группы

В этом поле задается имя для группы. Например, оно может быть таким: “Исполнители”, “Маркетологи” или “Руководители проекта”. Данное поле обязательно для заполнения.

Автоматическое добавление пользователей в группу

В данном наборе опций вы можете задать по каким сценариям пользователи будут добавляться в группу бизнес-процесса системой автоматически, без необходимости добавлять их вручную.

Например, настраиваемый бизнес-процесс предназначен для ведения отпусков. В большинстве случаев любой сотрудник может пойти в отпуск и должен иметь возможность подать и согласовать заявку с руководителем, поэтому к группе участников процесса “Все сотрудники” должен быть добавлен каждый пользователь.

Чтобы не добавлять новых пользователей в бизнес-процесс каждый раз “вручную” вы можете воспользоваться опцией Автоматически добавлять новых пользователей в эту модель бизнес-процессов. В этом случае, сразу после активации, пользователь будет автоматически включен в бизнес-процесс. При включении данной опции вы также можете настроить дополнительные параметры:

1. Добавлять Новых пользователей, при их добавлении в приложение — в этом случае, в группу участников попадут только новые пользователи.

2. Добавлять Пользователей определенных отделов — в этом случае, в поле Отделы вы можете выбрать определенные подразделения, при добавлении пользователей в которые, они автоматически будут попадать в участники процесса в заданную группу. При этом вы можете дополнительно указать:

  • Добавлять существующих пользователей в процесс при переходе в выбранные отделы — если опция включена, то не только новые пользователи приложения попадут в группу, но и существующие при переходе в один из выбранных отделов. Например, ваш сотрудник перешел из отдела продаж в отдела маркетинга и ему нужно автоматически дать доступ к соответствующим проектам / процессам.
  • Удалять пользователей выбранных отделов из процесса при смене  отдела — при включении этого параметра, если пользователь покинет указанные в поле Отделы, то он будет автоматически будет исключен из участников бизнес-процесса.

 Участники

На данной вкладке происходит добавление участников группы. По нажатию на кнопку Добавить участника,

в открывшемся окне, сделать это можно несколькими способами:

Из списка пользователей Данный способ позволяет добавлять в группу участников из числа пользователей, работающих в вашей компании.
Отправив приглашение Такой способ добавления участников позволяет пригласить пользователя для работы в системе через почтовую рассылку.
Добавив пользователя вручную Добавление вручную подойдет в том случае, когда вы сами хотите занести основную информацию о пользователе и/или задать ему пароль.

Выберите или подключите нужных сотрудников и добавьте их.

Также важно отметить, что один и тот же человек, может состоять в нескольких группах участников одновременно. В этом случае, он получит права и настройки из всех групп, в которых он состоит. При пересечении настроек он получит большие по весу права. То есть, например, если в одной группе он не может работать с каким-то этапом, а в другой может, то доступ к этапу будет предоставлен.

Опции наблюдения

Наблюдатели – это пользователи, которые могут видеть задачу, даже если не имеют к ней прямого доступа по настройкам бизнес-процесса. Кроме того, наблюдатели автоматически получают уведомления о всех обновлениях по изменению задачи. Подробнее о том, как добавить наблюдателя в задачу описано в этой статье.

Для группы участников бизнес-процесса можно настроить следующие опции наблюдения

  1. Может добавлять себя в наблюдатели— Опция разрешает пользователю добавлять себя в наблюдатели задачи.
  2. Может добавлять других в наблюдатели— Пользователь может добавлять других участников бизнес-процесса в наблюдатели.
  3. Может добавлять внешних наблюдателей— Пользователь может добавлять людей, незарегистрированных в приложении в качестве внешних/сторонних в наблюдателей задачи.
  4. Может удалять любых наблюдателей— Опция позволяет отключать пользователей от наблюдения задачи

Напоминания

На данной вкладке, вы можете воспользоваться опцией Разрешить ставить напоминания о записях другим пользователям бизнес-процесса

Включение данной опции позволит ставить напоминание по задаче не только себе, но и другим участникам бизнес-процесса. Например, это пригодится, если руководитель хочет ставить адресные напоминания своим подчиненным.

Подробнее о том, как установить напоминание во время работы с задачей можно прочитать в этой статье.

(Visited 132 times, 1 visits today)

Оставите комментарий?