Добавление шаблонов документов

Когда на основании данных, которые хранятся в задаче необходимо распечатать какой-либо типовой документ, в таком случае, удобнее всего использовать шаблоны документов.

Шаблон документа загружается один раз в саму модель бизнес-процесса и потом для каждой задачи, созданной по этому бизнес-процессу, вы сможете сразу получить готовый документ. При этом в каждой модели бизнес-процесса может быть подключено более одного шаблона.

Например, в настраиваемом бизнес-процессе, пользователю Ивану Ивановичу на этапе «Выставление счета» необходимо выставить счета клиентам, которые оформляются по одному и тому же шаблону. Чтобы нашему Иван Ивановичу не приходилось заполнять данные счета «вручную», вы можете настроить шаблон документа. Таким образом, при формировании счета в Neaktor настроенные поля будут автоматически заполняться и Иван Ивановичу останется только распечатать счет, сохранить его и отправить клиенту.

Документы по задаче

Создание шаблона документа

Для того, чтобы в вашем шаблоне документа автоматически подставлялись значения полей из задачи необходимо проделать следующие шаги:

1. Откройте нужный проект.

2. Перейдите к списку бизнес-процессов.

Список бизнес-процессов

3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый.

4. Внутри редактора процессов, перейдите на вкладку «Генерация документов».

Добавление шаблона документов

5. В верхней панели перейдите на вкладку «Коды полей для шаблонов».

Генерация документов6. В появившемся окне вы увидите список полей формы и их код.

7. Скопируйте код необходимого поля, кликнув по кнопке «Скопировать код» и вставьте его в ваш шаблон документа.

Коды полей8. По аналогии перенесите все необходимые поля.

9. Сохраните ваш документ.

Внимание. В Neaktor можно загрузить только документы формата Word с расширением — .docx или Excel с расширением — .xlsx.

Загрузка шаблона документа

Для того, чтобы загрузить в Neaktor шаблон документа. Вам необходимо проделать следующие шаги:

1. Откройте нужный проект.

2. Перейдите к списку бизнес-процессов.

Добавление шаблона документа в бизнес-процесс

3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый.

4. Внутри редактора процессов, перейдите на вкладку «Генерация документов».

Генерация документов

5. В верхней панели перейдите на вкладку «Загруженные шаблоны».

6. Нажмите на кнопку Добавить шаблон

Добавить шаблон документа

7. В появившемся окне в поле Название с которым будет скачиваться файл укажите, название файла.

Например, если шаблон документа используется для формирования счета на оплату, то в данном поле можно указать «Счет». Это означает, что документ, созданный по шаблону будет иметь имя «Счет».

Добавление шаблона документа

Для того, чтобы сформированные по шаблону документы не сохранялись с одинаковым именем, вы также можете добавить коды полей формы задачи и в само название файла. Подробнее о том, как добавить код поля в название документа описано ниже в данной статье.

8. Нажмите на кнопку Загрузить файл с компьютера.

9. Выберите файл шаблона и нажмите на зеленую кнопку Добавить шаблон. После проведенных настроек не забудьте сохранить изменения и модель бизнес-процесса.

Готово. После этого вы можете перейти в задачу бизнес-процесса и слева, на панели меню, открыть на вкладку На печать.

Документы для печати

На вкладке вам будут отображены документы, которые вы можете:

Просмотреть в PDF Эта опция позволит открыть указанный документ в формате PDF в браузере и сразу распечатать его.
 Скачать  Воспользуйтесь данной опцией если хотите сохранить документ в файл на компьютер

Использование кодов полей в названии документа

При создании документа по шаблону вы можете также задать правило, при котором в название документа будет “динамическим”. То есть название документа будет зависеть от задачи, к которому он относится.

Например, при поступлении нового заказа, вы хотите, чтобы формировался документ вроде “Заявка для ООО Ридан.docx” , то есть имя файла состояло в формате: «Заявка» + для + «Наименование контрагента».

Для этого, при добавлении документа, в поле Название с которым будет скачиваться файл вам необходимо вставить соответствующий код поля.  Это можно сделать следующим образом:

1. Откройте нужный проект.

2. Перейдите к списку бизнес-процессов.

Список бизнес-процессов

3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый.

4. Внутри редактора процессов, перейдите на вкладку «Генерация документов».

Создание шаблона документа

5. Напротив шаблона документа, кликните на значок «Шестеренки» и нажмите Редактировать, или создайте новый шаблон документа по клику на кнопку Добавить шаблон.

Добавление шаблона документа

О том, как создать шаблон документа и настроить его вы можете прочитать выше в данной статье.

6. В правой части появившегося окна, в разделе Коды полей для ссылки выберите необходимый код и скопируйте его, кликнув на значок для копирования.

Коды полей для генерации шаблона документа

7. Вставьте скопированный код в поле Название с которым будет скачиваться при добавлении / редактирования шаблона. Например, вы можете написать так “Заявка {{subject}}”, что будет означать, что вы хотите подставить тему задачи в название файла.

8. Теперь при открытии задачи, перейдя на вкладку “На печать”, вы увидите, что название файла для документа из шаблона будет состоять из вашего текста и значения, подставленного из поля задачи, для которого использовался код. При скачивании файл сохранится с таким же именем.

Посмотрите видео

Мы также подготовили для Вас небольшое обучающее видео, в котором вы можете посмотреть как настраивается шаблон документов вживую.

(Visited 231 times, 1 visits today)