Когда на основании данных, которые хранятся в задаче необходимо распечатать какой-либо типовой документ, в таком случае, удобнее всего использовать шаблоны документов.
Шаблон документа загружается один раз в саму модель бизнес-процесса и потом для каждой задачи, созданной по этому бизнес-процессу, вы сможете сразу получить готовый документ. При этом в каждой модели бизнес-процесса может быть подключено более одного шаблона.
Например, в настраиваемом бизнес-процессе, пользователю Ивану Ивановичу на этапе «Выставление счета» необходимо выставить счета клиентам, которые оформляются по одному и тому же шаблону. Чтобы нашему Иван Ивановичу не приходилось заполнять данные счета «вручную», вы можете настроить шаблон документа. Таким образом, при формировании счета в Neaktor настроенные поля будут автоматически заполняться и Иван Ивановичу останется только распечатать счет, сохранить его и отправить клиенту.
Создание шаблона документа
Для того, чтобы в вашем шаблоне документа автоматически подставлялись значения полей из задачи необходимо проделать следующие шаги:
1. Откройте нужный проект.
2. Перейдите к списку бизнес-процессов.
3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый.
4. Внутри редактора процессов, перейдите на вкладку Документы.
5. В верхней панели перейдите на вкладку Коды полей для шаблонов.
6. В появившемся окне вы увидите список полей формы и их код.
7. Скопируйте код необходимого поля, кликнув по кнопке Скопировать код и вставьте его в ваш шаблон документа.
8. По аналогии перенесите все необходимые поля.
9. Сохраните ваш документ.
Внимание. В Neaktor можно загрузить только документы формата Word с расширением — .docx или Excel с расширением — .xlsx.
Загрузка шаблона документа
Для того, чтобы загрузить в Neaktor шаблон документа. Вам необходимо проделать следующие шаги:
1. Откройте нужный проект.
2. Перейдите к списку бизнес-процессов.
3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый.
4. Внутри редактора процессов, перейдите на вкладку Документы.
5. В верхней панели перейдите на вкладку Загруженные шаблоны.
6. Нажмите на кнопку Добавить шаблон
7. В появившемся окне в поле Название с которым будет скачиваться файл укажите, название файла.
Например, если шаблон документа используется для формирования счета на оплату, то в данном поле можно указать «Счет». Это означает, что документ, созданный по шаблону будет иметь имя «Счет».
Для того, чтобы сформированные по шаблону документы не сохранялись с одинаковым именем, вы также можете добавить коды полей формы задачи и в само название файла. Подробнее о том, как добавить код поля в название документа описано ниже в данной статье.
8. Нажмите на кнопку Загрузить файл с компьютера.
9. Выберите файл шаблона и нажмите на зеленую кнопку Добавить шаблон. После проведенных настроек не забудьте сохранить изменения и модель бизнес-процесса.
Готово. После этого вы можете перейти в задачу бизнес-процесса и слева, на панели меню, открыть на вкладку На печать.
На вкладке вам будут отображены документы, которые вы можете:
| Просмотреть в PDF | Эта опция позволит открыть указанный документ в формате PDF в браузере и сразу распечатать его. |
| Скачать | Воспользуйтесь данной опцией если хотите сохранить документ в файл на компьютер |
Использование кодов полей в названии документа
При создании документа по шаблону вы можете также задать правило, при котором в название документа будет “динамическим”. То есть название документа будет зависеть от задачи, к которому он относится.
Например, при поступлении нового заказа, вы хотите, чтобы формировался документ вроде “Заявка для ООО Ридан.docx” , то есть имя файла состояло в формате: «Заявка» + для + «Наименование контрагента».
Для этого, при добавлении документа, в поле Название с которым будет скачиваться файл вам необходимо вставить соответствующий код поля. Это можно сделать следующим образом:
1. Откройте нужный проект.
2. Перейдите к списку бизнес-процессов.
3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый.
4. Внутри редактора процессов, перейдите на вкладку Документы.
5. Напротив шаблона документа, кликните на значок «Шестеренки» и нажмите Редактировать, или создайте новый шаблон документа по клику на кнопку Добавить шаблон.
О том, как создать шаблон документа и настроить его вы можете прочитать выше в данной статье.
6. В правой части появившегося окна, в разделе Коды полей для ссылки выберите необходимый код и скопируйте его, кликнув на значок для копирования.
7. Вставьте скопированный код в поле Название с которым будет скачиваться при добавлении / редактирования шаблона. Например, вы можете написать так “Заявка {{subject}}”, что будет означать, что вы хотите подставить тему задачи в название файла.
8. Теперь при открытии задачи, перейдя на вкладку “На печать”, вы увидите, что название файла для документа из шаблона будет состоять из вашего текста и значения, подставленного из поля задачи, для которого использовался код. При скачивании файл сохранится с таким же именем.
Посмотрите видео
Мы также подготовили для Вас небольшое обучающее видео, в котором вы можете посмотреть как настраивается шаблон документов вживую.