Общая схема бизнес-процесса составляется на шаге «Схема процесса» настройки модели.
На данной схеме вы должны указать какие этапы в бизнес-процессе будут присутствовать и в какой последовательности работа над будущей задачей будет идти из этапа в этап. Этап в приложении мы также называем «статусом задачи»
Примечание: на этом шаге вы еще НЕ настраиваете, кто будет работать с каждым из этапов. Это будет сделано вами позже на шаге «Группы и переходы по этапам».
Для того чтобы настроить схему, необходимо перетягивать новые этапы из панели слева в рабочую область построения схемы. С помощью стрелок отображается направление перехода с этапа на этап.
Чтобы добавить стрелку перехода с этапа на другой этап вам необходимо навести мышь на нужный этап и потянуть за один из появившихся кружков в сторону этапа, с которым вы хотите его соединить.
Например, на схеме вы добавили два этапа (статуса) «Новая» и «В работе». От статуса «Новая» вы присоединили стрелку к «В работе». Это означает, что задачу в статусе «Новая» по бизнес-процессу можно перевести в статус «В работе». Если вы добавите еще одну стрелку, обратную, от «В работе» к «Новая», это будет означать, что с этапа «В работе» задачу можно будет вернуть обратно в «Новая».
На схеме вы можете добавить столько этапов, сколько захотите и соединить их переходами (стрелками) как будет нужно по бизнес-процессу. Исключение составляет только стартовый этап «Создание задачи». О нем подробнее написано ниже.
Перемещение сразу нескольких этапов
При настройке модели бизнес-процесса вы можете перемещать элементы на схеме как по одному, так и группой, с сохранением всех созданных связей. Для того, чтобы выделить сразу несколько элементов для перемещения, нужно зажать клавишу Shift и провести курсором область выделения, как при обычном выделении нескольких файлов на компьютере. После этого выбранные элементы можно будет перемещать группой.
Типы этапов
1. Стартовый этап
Работа любого бизнес-процесса начинается с этапа создания задачи. Этот этап всегда присутствует на схеме и выделен зеленым цветом. От него идет только одна стрелка, которая подключается к тому этапу (статусу) задачи, который будет первым.
Например, если стартовый этап соединен с этапом «Новая» это будет означать, что новая задача в этом бизнес-процессе будет создана в статусе «Новая».
2. Пользовательский этап
Это стандартный этап, на котором все действия по заполнению данных и переводу задачи далее по бизнес-процессу будет выполнять пользователь. Большая часть схема всегда состоит именно из пользовательских этапов.
3. Автоматические этапы
Данные этапы выполняются автоматически самим приложением по заранее настроенным вами правилам. Например, Neaktor сможет автоматически написать письмо по заданному шаблону или добавить новую задачу.
Подробнее прочитать про добавление автоматических этапов вы можете в этой статье.
Опции для настройки этапов
При клике на каждый пользовательский этап, а также при добавлении нового этапа вы сможете настроить следующие опции:
- Название этапа (статуса) — под этим названием данный этап будет показываться на схеме и при работе с задачами.
- Завершенность этапа — если данная опция выставлена, это означает, что задача в данном этапе является выполненной. Когда задача попадает в такой этап, она, по умолчанию, будет скрыта из общего списка задач, а учет затраченного на нее времени прекратится. Как показать завершенные задачи расписано в этой статье.
Опции учета времени
Когда вы установили, что крайний срок в бизнес-процессе ведется для каждого этапа в отдельности, для пользовательских этапов вы дополнительно можете установить опции учета времени.
Вы можете указать сколько времени выделяется на выполнение данного конкретного этапа задачи. Когда задачу будут переводить в этот этап, время крайний срок будет установлен автоматически.
Например, вы установили, что задача в статусе «Новая» должна выполняться 30 минут, а задача в статусе «В работе» 60 минут. Задача была создана в 15:50 и создалась в статусе «Новая», поэтому время окончания задачи было выставлено на 16:20. В 16:10 (на 10 минут раньше крайнего срока) эту задачу перевели в статус «В работе». В этом случае время начала выполнения задачи автоматически установится на 16:10, а время окончания на 17:10.
В дополнение к настройке срока для этапа вы также можете указать учитывать ли рабочее время и время на обед. Если эти настройки включены, то система автоматически пересчитает дату окончания со сдвигом.