Настройка прав просмотра и редактирования задачи на определенном этапе

Для каждого этапа в схеме процесса, для каждой группы участников в отдельности, вы можете дать различные права просмотра и редактирования задачи. В зависимости от того какие опции для группы участников будут включены вы можете настроить:

  1. Задачи на каких этапах бизнес-процесса они будут видеть, а на каких нет.
  2. На каких этапах пользователей из группы можно назначить исполнителями задачи.
  3. Какие поля они смогут увидеть и / или редактировать.
  4. Какие переводы из этапа в этап им доступны, а какие нет.

Включение / отключение работы с этапами на схеме процесса

При создании нового бизнес-процесса или редактировании уже существующего, если вы добавите новую группу участников, то, по умолчанию, все этапы на схеме бизнес-процесса для данной группы будут отключены и обозначены на схеме этапов серым цветом, как показано ниже:

Это означает, что пользователи, входящие в группу участников не смогут увидеть ни одной задачи, созданной по бизнес-процессу.

Для того, чтобы пользователи могли взаимодействовать с задачами: создавать, выполнять или просто просматривать — вам требуется Включить этапы, на которых они будут работать.

Обратите внимание, что есть небольшое исключение/уточнение. Даже если этап на схеме для группы отключен, то Администраторы, Менеджеры текущего проекта все равно будут видеть такие задачи и смогут прокомментировать их. Также, пользователи добавленные в наблюдатели получают возможность просматривать недоступные им задачи по процессу.

Для того, чтобы включить этап для группы участников бизнес-процесса проделайте следующие шаги:

1. Откройте нужный проект.

2. Перейдите к списку бизнес-процессов.

3. Откройте нужный бизнес-процесс или начните создавать новый.

4. Внутри редактора процессов, перейдите на вкладку «Группы и переходы по этапам».

5. В левой панели, выберите группу участников, для которой будет производиться настройка. Как добавить группу участников в бизнес-процесс подробно описано в этой статье.

6. В правой части экрана, на схеме этапов, кликните на этап, который будет настраиваться.

Настройка зеленого этапа “Создание задачи”, который отвечает за права создания новых задач описан отдельно в этой статье и в данном материале мы его рассматривать не будем.

7. После клика по этапу, справа откроется дополнительная панель, на которой и будут настраиваться все права доступа группы к задачам выбранного этапа.

8. Главная опция называется Этот статус доступен.

Включите ее, если хотите, чтобы пользователи группы могли взаимодействовать с задачами, которые будут находиться на выбранном этапе бизнес-процесса.

После включения опции, в панели отобразятся дополнительные настройки. Рассмотрим каждую из них в отдельности ниже.

Участников группы можно назначать исполнителями этапа

Если эта опция включена, то это означает, что участников из данной группы можно назначать исполнителями этапа.

Например, пользователь Иван Иванов входит в группу «Маркетологи» для текущего бизнес-процесса. На этапе «Выставление маркетинговой оценки» группу маркетологи отметили как возможных исполнителей этапа. По факту, это означает, что, когда задачу будут переводить на этап «Выставление маркетинговой оценки» в списке исполнителей будут присутствовать люди из группы «Маркетологи». В том числе и наш Иван Иванов.

Когда пользователь является исполнителем задачи, он может редактировать ее поля и перевести задачу на следующий, доступный ему этап (этапы). Какие именно поля он может изменить настраивается на вкладке Поля на форме, описанной ниже.

Задачу можно назначать на всю группу участников

Данную опцию необходимо использовать, если для данного этапа задачи есть необходимость поставить исполнителем не конкретного пользователя, а всю группу участников.

Например, это необходимо в случае, когда задача сначала приходит на группу, а освободившийся пользователь забирает ее в работу уже “на себя”.

Когда опция будет включена, на самой задаче, в поле Исполнитель будут отображаться не только сотрудники, но и вся группа.

Например, в группу «Отдел продаж» входит несколько специалистов по продажам. Если для нового заказа, на этапе «Новый заказ», исполнителем будет выбрана группа, то все специалисты по продажам получат уведомление, о новом заказе, смогут его просмотреть, при необходимости откорректировать необходимые поля, оставить комментарий. Любой из специалистов в дальнейшем может перевести заказ на себя для последующей работы.

Можно увидеть задачу в этом статусе не являясь исполнителем

Если данная опция выключена, то это означает, что пользователи группы будут видеть только те задачи, находящиеся на выбранном этапе, для которых они являются исполнителями. (Исключение: наблюдатели)

И наоборот, если опцию включить, то пользователи смогут просмотреть любые поставленные задачи для данного этапа, а также оставить для них комментарий. При этом, изменить поля чужой задачи не получится.

Настройка данной опции зависит от потребностей именно вашего бизнес-процесса.

Можно редактировать задачу в этом статусе не являясь исполнителем

Если вы разрешили пользователям группы видеть задачи друг друга на выбранном этапе, включив опцию Можно увидеть задачу в этом статусе не являясь исполнителем , то с помощью дополнительной опции Можно редактировать задачу в этом статусе не являясь исполнителем вы можете разрешить пользователям редактировать задачи друг друга.

Например, в группе “Бухгалтера” находятся Иван и Петр. Включение данной опции для группы на этапе “Подготовка счета” будет означать, что Иван может зайти в задачу поставленную на Петра и не только оставить комментарий, но и изменить данные в полях самой задачи. Какие именно поля он может изменить настраивается на вкладке Поля на форме, описанной ниже.

Можно перевести задачу в другой статус не являясь исполнителем

Если ранее вы разрешили участникам группы видеть задачи друг друга и редактировать их через настройки Можно увидеть задачу в этом статусе не являясь исполнителем и Можно редактировать задачу в этом статусе не являясь исполнителем, то с помощью данной опции можно также разрешить перевести чужую задачу в следующий доступный этап.

То есть, например, в группе “Бухгалтера” находятся Иван и Петр. Включение опции Можно перевести задачу в другой статус не являясь исполнителем для группы на этапе “Подготовка счета” будет означать, что Иван может зайти в задачу поставленную на Петра и отправить ее в другой этап (статус). Скажем в  “Отменена” или “Счет выставлен”.

В какие именно этапы может переводить задачу пользователь группы и как это настраивается подробно описано в этой статье.

Обратите внимание, что настройки позволяющие сотрудникам совершать редактирование чужих задач и смену их этапов, в большинстве случае уместно использовать для настройки прав руководителей.

Видимость полей на форме

Когда пользователи, которые для задачи на выбранном этапе бизнес-процесса являются исполнителям задачи или находятся в группах участников с включенной опцией Можно редактировать задачу в этом статусе не являясь исполнителем, то это означает, что они могут редактировать поля задач, добавлять подзадачи, связанные задачи и т.д.

Тем не менее, на вкладке Поля на форме при настройке бизнес-процесса для данных вы можете полностью скрыть часть полей с их формы или запретить их изменять.

Для этого:

  1. Выберите группу участников и этап на схеме бизнес-процессов, для которого вы будете запрещать видеть или редактировать поля.
  2. Справа, в открывшейся панели с настройками этапа, перейдите на вкладку Поля на форме

  1. Для каждого из доступных полей и блоков вы можете произвести следующую настройку:
  • Если вы нажмете на кнопку с иконкой «Карандаш» и таким образом, кнопка станет серой, то в этом случае, данное поле будет недоступно для редактирования, но при этом участники группы бизнес-процесса смогут видеть информацию указанную в данном поле.

 

  • Если вы нажмете на кнопку с иконкой “Глаза” и она станет серой, то в этом случае, данное поле не будет показано сотруднику на форме в момент работы с задачей на данном этапе.

Совет. Скрывать поля с формы не обязательно только для того, чтобы скрыть информацию от сотрудника. Это может быть также полезно в том случае, если на данном этапе задачи эти поля еще не заполняются и поэтому их лучше скрыть, чтобы не перегружать форму.
  • Если вы нажмете на кнопку с иконкой «Карандаш» и таким образом, кнопка станет серой, то в этом случае, данное поле будет недоступно для редактирования, но при этом участники группы бизнес-процесса смогут видеть информацию указанную в данном поле.

Например, это может быть необходимо, если на данном этапе вы хотите, чтобы участники группы бизнес-процесса не имели возможности для редактирования конкретных полей.

 

  • Если вы нажмете на кнопку с иконкой “Глаза” и таким образом, кнопка станет серой, то в этом случае, данное поле не будет показано сотруднику на форме в момент работы с задачей на данном этапе.

Например, это может быть необходимо, если данные для отключенного поля в момент нахождения задачи на данном этапе должны быть скрыты от данной группы участников.

 

(Visited 92 times, 1 visits today)

Оставите комментарий?