Многие компании используют контактную форму на сайте для получения заявок, обращений в техподдержку или просто для связи. Как правило, это работает так: клиент заполняет форму, и на рабочий email отправляется письмо.
Если в вашей компании контактная форма на сайте реализована по такому же принципу, то никакого дополнительного кода вам не понадобится. Все очень просто и гибко реализуется возможностями интеграции Neaktor c email.
В данной статье мы рассмотрим, каким образом можно из такого письма автоматически создать задачу в Neaktor. А также, как разнести задачи по разным проектам, в случае если у вас на форме сайта предусмотрено несколько типов обращений.
Для того чтобы настроить создание задачи из формы на сайте вам необходимо проделать следующие шаги:
1. Заполните вашу форму на сайте и отправьте сообщение. Это необходимо, чтобы получить образец письма-заявки, с которым в дальнейшем будем работать.
Для примера формы выше, оно может выглядеть вот так:
Отложите пока письмо — мы к нему вернемся чуть позже.
2. Перейдите в главное меню, нажмите на кнопку Показать скрытые элементы в меню и выберите вкладку Интеграции
3. На открывшейся странице, на панели слева вам будут доступны вкладки возможных интеграций. Кликом перейдите на вкладку Email
4. Выберите почтовый ящик, кликнув по нему мышкой, для которого будет производиться настройка правил создания задачи из формы на сайте, или добавьте новый email. Подробнее о том, как подключить почтовый ящик к Neaktor описано в этой статье.
5. Когда почта добавлена, необходимо настроить для нее Правило обработки входящих писем
С помощью правил можно конкретно указать из каких писем, приходящих на интегрированную рабочую почту нужно создать задачу и по какому бизнес-процессу. Все другие письма или спам будут отброшены.
Чтобы открыть настройку, нажмите на зеленую кнопку Создать новое правило
1. В открывшемся окне, заполняем Название правила. Например, “Заявка с сайта”
2. В секции Условия укажите условия, при выполнении которых из входящих писем будет создаваться задача.
Так как нам нужно, чтобы обрабатывались письма именно с контактной формы, то проще всего будет задать простое условие:
Поле = Заголовок письма
Оператор = Содержит
Значение = Заголовок вашего рядового письма из контактной формы. Чтобы вспомнить его, как раз пригодится письмо, которое мы получили в самом первом шаге при заполнении формы.
В рассматриваемом примере Заголовок письма указано просто «Заявка», поэтому получится примерно так:
Впрочем, тут есть простор для экспериментов. Например, контактная форма у вас одна, но на ней есть поле с выпадающим списком для разграничения нескольких типов обращений: в поддержку, в отдел продаж, предложений о партнерстве и т.д.
В этом случае вы можете отфильтровать конкретный тип обращения по содержимому письма и направить задачи по нему в соответствующий проект. А для других типов заявок можно добавить отдельные правила и таким образом разнести все обращения по соответствующим отделам.
3. После заполнения условий перейдите к блоку, в котором конфигурируется, как будут заполнены поля новой задачи. Поочередно выберите Модуль, Проект и укажите Модель бизнес-процесса, по которой будет создаваться задача.
4. Для того, чтобы настроить, какая информация попадет в Neaktor из письма, нажмите на кнопку Заполнить поле и последовательно выберите нужные поля для новой задачи.
5. Для выбранных полей установите оператор Равное за меткой, в таком случае система автоматически подставит информацию, приходящую из содержимого письма.
Вернитесь еще раз к письму из заполненной формы. Как правило, данные в нем из формы будут показаны в следующем формате:
Название поля
Значение поля
Каждое значение при этом находится на новой строке.
В данном случае Название поля будет являться меткой. Поэтому в значение для условия заполнения поля добавьте текст с названием поля, например, «Контактный Email».
Система возьмет всю информацию, которая идет за этими словами в этом абзаце и использует в качестве значения.
Например, заполненное правило для нашего примера может выглядеть вот так:
6. Сохраните настроенное правило, нажав на зеленую кнопку Сохранить настройки.
Готово. Теперь заполните форму на сайте и убедитесь, что в течение пары минут в Neaktor была создана новая задача с верно заполненными полями.