Создание задачи при поступлении нового письма

Для того, чтобы при приходе нового письма на почту интегрированную в Neaktor автоматически создавалась новая задача и заполнялись все необходимые поля, вам необходимо проделать следующие шаги:

1. Настройте модель бизнес-процесса, с которой в дальнейшем будет настроена email интеграция и добавьте ваш email-ящик в Neaktor. В данной статье настройку бизнес-процесса и добавление email-ящика мы подробно рассматривать не будем.

2. Перейдите в главное меню, нажмите на кнопку Показать скрытые элементы в меню и выберите вкладку Интеграции.интеграции в CRM

3. На открывшейся странице, на панели слева вам будут доступны вкладки возможных интеграций. Кликом перейдите на вкладку Email

4. Выберите Email-ящик, для которого необходимо настроить правила интеграции, кликнув мышкой в правой части строки на кнопку Настройка. Если такого ящика пока нет — вам надо его добавить.

подключение email

5. На открывшейся странице настроек интеграции нажмите на зеленую кнопку Создать новое правило

создание нового правила

6. В появившемся окне настройки правил, в поле Название правила, укажите, под каким именем будет сохранено настраиваемое правило.

Например, это может быть «Создание задачи из Email» или «Создание задачи через форму на сайте». Вы также можете указать и другие названия по своему усмотрению. На дальнейшую настройку данное поле не влияет и служит исключительно для того, чтобы в последующем можно было найти настроенное ранее правило и в случае необходимости внести в него изменения.

7. При помощи опций, расположенных в секции Условия, задайте правила обработки входящих писем, а также укажите условия, при которых задачи по письмам будут создаваться.

настройка правила для email

Поскольку на подключенный к Neaktor почтовый ящик могут приходить различные письма, то приложение должно уметь их фильтровать.

Например, вы хотите, чтобы задачи создавались только по тем письмам, в которых в заголовке письма содержится слово «Заявка», в таком случае вам необходимо выполнить следующие шаги:

— Нажмите на кнопку Добавить условие

— Из выпадающего списка кликом выберите значение «Заголовок письма»

— Выберите оператор Содержит и введите значение «Заявка».

 

В таком случае задача будет создана только по тем письмам в заголовке, которого будет указано слово «Заявка».

На странице настроек это будет выглядеть так:

выполнение условий

В большинстве случаев, обработка писем по заголовку является достаточным условием, однако, в зависимости от ваших процессов вы можете задать и другие условия. Также по своему усмотрению вы можете указать несколько условий при выполнении которых будет создаваться задача.

Вы также можете задать правило, по которому будет выполняться обработка входящих писем:

задать правило

 При выполнении всех условий  Например, если в условиях обработки входящих писем вы задали несколько условий: заголовок письма должен содержать слово «Заявка», а Email отправителя должен содержать “director”, то при использовании данной опции задача будет создана только из письма, поступившего с указанного email-ящика и в заголовке которого содержится слово «Заявка»
 При выполнении любого из условий  Если данная опция включена, то задача будет создаваться при выполнении любого из добавленных условий.
 Без условий  Включите данную опцию если хотите, чтобы задача создавалась из любого письма поступившего на подключенную к Neaktor почту

8. После заполнения условий перейдите к блоку, в котором конфигурируется, как будут заполнены поля новой задачи. Сначала выберите МодульПроект и укажите Модель бизнес-процесса, по которой будет создаваться задача.

модель бизнес-процесса

9. Для того, чтобы настроить, какая информация попадет в Neaktor из письма, нажмите на кнопку Заполнить поле и последовательно выберите нужные поля для новой задачи.

После добавления всех необходимых полей с помощью встроенных операторов, вы можете задать одно из описанных ниже правил, по которому данные поля будут заполняться.

Примечание, для каждого поля правила заполнения задаются индивидуально.

 Заполнить текстом  В полях, для которых выбран данный оператор вы можете указать как текст, который всегда будет неизменно появляться в новых задачах, так и перенести данные из самих писем.
Для этого вы можете подставить коды полей, расположенные на правой синей панели. При этом при получении нового письма, система автоматически заберет данные из письма, код которых использован, и подставит значение в поле задачи. Подробнее о том, как использовать коды полей описано ниже в данной статье.
 Равное за меткой

 Например, на ваш рабочий email приходят письма в строго оговоренном формате. При этом известно, что там всегда будет абзац со словами «Телефон: 8(912)3456789».Для того, чтобы на форме задачи в поле «Телефон» вставлялся не весь текст «Телефон: 8(912)3456789», а только его часть «8(912)3456789», выберите данный оператор и в значение для условия заполнения поля введите текст «Телефон:».

В итоге при создании задачи система возьмет всю информацию, которая идет за этим словом в этом абзаце и использует его в качестве значения.

Заполненное правило для нашего примера будет выглядеть так:

 Задать значение  Данная опция, как правило доступна для полей с выпадающими списками значений, такими как, Исполнитель или Приоритет. Например, если в поле напротив Исполнитель из выпадающего списка указать конкретного пользователя, то в таком случае данный пользователь будет автоматически назначаться исполнителем по всем задачам созданным из письма.

Коды полей

Для того, чтобы данные из письма автоматически переносились в поля задачи, в правой синей части окна настройки правила, скопируйте код поля, данные которого необходимо перенести, кликнув по кнопке Скопировать и вставьте его в соответствующее поле.

Например, вы хотите, чтобы при создании письма из email в поле Тема задачи подставлялся заголовок письма. В таком случае вам необходимо скопировать одноименный код поля Тема/заголовок письма

коды полей

и вставить данный код в поле Тема

тема

Обратите внимание! Код поля Весь текст получаемого письма корректно отображается только в системных блоках типа — «Инструкция» и «Результат задачи».  Подробнее о том, как добавить поля и блоки на форму задачи можете прочитать в этой статье.

10. Сохраните правило обработки входящих писем, нажав на зеленую кнопку «Сохранить настройки».

Готово, теперь при поступлении нового письма на подключенный к Neaktor почтовый ящик, в случае если все настроенные правила будут соблюдены, в приложении автоматически будет создана новая задача с заполненными полями.

Посмотрите видео

Мы также подготовили для Вас небольшое обучающее видео, в котором вы можете посмотреть, как настроить интеграцию c вашим email вживую.

(Visited 123 times, 1 visits today)