Создание задачи с использованием Google Forms

В данной статье мы подробно рассмотрим, как настроить работу между Neaktor и Google Forms, в которой ваши клиенты могут оставлять различные заявки, заказы и комментарии. Чтобы после заполнения очередной формы в Neaktor автоматически создавалась новая задача и заполнялись ее поля.

Прежде чем приступить к настройке создания задач с использованием Google Forms вам потребуется:

  • Аккаунт Google и уже настроенная Google-форма. Как создать новую Google-форму вы можете прочитать, например, в этой статье.
  • Личный либо корпоративный email-адрес
  • Также вам должна быть доступна Email интеграция. Для этого ваш аккаунт Neaktor должен быть с тарифным планом «Команда» или выше.

Как изменить подписку и перейти на новый тарифный платный подробно описано в этой статье.

Для того чтобы настроить создание задачи в Neaktor сразу после заполнения google-формы необходимо выполнить несколько технических шагов.

Шаг 1 — Настройка Google Forms

В данном этапе мы рассмотрим, как настроить отправку заполненного результата Google-формы на ваш email. Для этого, необходимо будет проделать следующие действия:

 

1. Перейдите к настройке вашей Google-формы

2. Откройте вкладку Ответы (Responses)

автозадачи с гугл формами

3. Нажмите на зеленую кнопку Посмотреть ответы в таблице (View responses in Sheets). Если таблица у вас еще не создана, то приложение предложит вам создать новую таблицу для учета ответов.

Посмотреть ответы в таблице

4. В верхней управляющей панели кликните, на вкладку Инструменты и выберите опцию Редактор скриптов (Tools -> Script editor)

редактор скриптов

5. В открывшемся окне. Удалите весь текст, введенный по умолчанию. Затем, полностью скопируйте и вставьте следующий код:

function Initialize() {

ScriptApp.newTrigger("emailFormSubmission")
 .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet())

.onFormSubmit()

.create();

}

function emailFormSubmission() {

var theFormSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

var theEmail = "test@test.com"; //email, на который будут приходить заполненные данные с формы

var theSubject = "subject"; // Заголовок письма

var theQuestions = theFormSheet.getRange(1, 1, 1,theFormSheet.getLastColumn()).getValues();

var theForm = theFormSheet.getRange(theFormSheet.getLastRow(), 1, 1,theFormSheet.getLastColumn()).getValues();

var theBody = '';

for (var i = 0; i< theForm[0].length; i++)

{
 if (theForm[0][i]!="")
 {
 theBody += theQuestions[0][i]+" "+theForm[0][i]+"<br>";
 }
 }

theBody += '';
 MailApp.sendEmail(theEmail, theSubject, "",{htmlBody: theBody});

6. Замените описанные ниже значения, выделенные в данном коде жирным текстом:

«test@test.com» Замените это значение на адрес вашего почтового ящика, который вы собираетесь добавить в Neaktor. Например, это может быть email вашей корпоративной почты. В последующем на указанный email будут приходить письма с заполненными данными из формы
«subject» Вместо данного значения укажите текст заголовков писем, которые будут приходить на вашу рабочую почту. Например, это может быть — «Заявка из Google Forms»

код для редактора скриптов

7. В главном меню кликом перейдите на вкладку Правка и выберите опцию Триггеры текущего проекта.

триггеры текущего проекта

8. В открывшемся окне система предложит создать вам новый триггер. Нажмите на кнопку добавления триггера и установите для него указанные ниже параметры:

Выполнить = emailFormSubmission

Мероприятия = Из таблицы (From spreadsheet)

Действие = Отправка формы (Form submit)

отправка формы

9. Сохраните результат.

В момент сохранения триггеров, приложение попросит вас одобрить действие с вашего Google-аккаунта. Нажмите на кнопку Разрешить, иначе скрипт не будет отрабатывать.

10. Сохраните проект. Для этого в главном меню кликом перейдите на вкладку Файл и выберите опцию Сохранить все и закройте вкладку.

11. Теперь вернитесь к вашей Google-форме и для теста заполните ее и отправьте. Проверьте, что на указанный вами email пришло письмо с описанием заполненных в Google-форме полей. Например, такое:

новая заявка

Шаг 2 — Интеграция почтового ящика в Neaktor

1. Перейдите в главное меню, нажмите на кнопку Показать скрытые элементы в меню и выберите вкладку Интеграции

интеграции с неактором

2. На открывшейся странице, на панели слева вам будут доступны вкладки возможных интеграций. Кликом перейдите на вкладку Email

3. Выберите почтовый ящик, кликнув по нему мышкой, для которого будет производиться настройка правил создания задачи из формы на сайте, или добавьте новый email. Подробнее о том, как подключить почтовый ящик к Neaktor описано в этой статье.

Шаг 3 — Добавление правила

Для того, чтобы при получении нового письма о заполненной форме из Google Forms в Neaktor автоматически создавалась задача, необходимо настроить правила, обработки входящих писем.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажмите на зеленую кнопку Добавить правило

добавление правил для email

2. В открывшемся окне введите Название правила. Например, это может быть — «Заявки из Google Forms»

3. В секции Условия необходимо задать по каким письмам будет создаваться задача. Так как нам нужно, чтобы обрабатывались письма именно из Google Forms, то проще всего будет задать такое правило:

Поле = Заголовок письма

Оператор = Содержит

Значение = введите текст, который вы использовали в шаге 1.6 настройки, когда меняли значение «subject» на свой заголовок письма.

настройка правил

4. Перейдите к разделу создания задачи и поочередно выберите Модуль, Проект и укажите Модель бизнес-процесса, по которой будет создаваться задача.

создание задачи из письма

5. Для того, чтобы настроить, какая информация попадет в Neaktor из письма, нажмите на кнопку Заполнить поле и последовательно выберите нужные поля для новой задачи.

6. Для выбранных полей установите оператор «Равное за меткой», и укажите метку в тексте письма, за которой весь последующий абзац будет вставлен в качестве значения.

установка оператора

В таком случае система автоматически возьмет всю информацию, которая идет за этими словами в этом абзаце и использует ее в качестве значения для поля.

Например, заполненное правило может выглядеть вот так:

настройка правил для email

7. Сохраните настроенное правило, нажав на зеленую кнопку Сохранить настройки.

Готово. Теперь осталось еще раз заполните Google-форму для теста и убедитесь, что в течение пару минут после прихода письма на почту, в Neaktor создалась новая задача.

Посмотрите видео

Мы также подготовили для Вас небольшое обучающее видео, в котором вы можете посмотреть, как настроить создание задачи в Neaktor с использованием Google Forms вживую.

(Visited 215 times, 1 visits today)