В Neaktor появилась возможность открыть внешний доступ к любому проекту для других компаний, у которых также есть аккаунт Neaktor. В зависимости от настроек открытого на доступ проекта, внешние компании смогут просматривать список задач/записей, оставлять комментарии, экспортировать данные и ставить задачи.
Права доступа на открытие проекта
Для того, чтобы сделать проект доступным для внешних компаний (расшарить), необходимо обладать соответствующими правами доступа. По умолчанию только владелец компании и администраторы могут открыть проект на внешний доступ. Если вы хотите разрешить открывать проекты пользователям с другими правами доступа, то вам необходимо создать новую роль с соответствующими правами:
Открытие проекта на внешний доступ
Для того, чтобы сделать проект доступным другим компаниям, необходимо:
1. Открыть проект, который вы хотите сделать доступным для внешних компаний, и в меню проекта выбрать Внешний доступ
2. Включить опцию Сделать проект доступным другим компаниям
3. Скопировать ссылку и передать ее внешней компании
При такой настройке, по умолчанию, внешние компании смогут только просматривать список задач в открытом проекте, просматривать историю изменений, а также получать уведомления об изменениях в задачах. При необходимости вы можете указать дополнительные опции:
| Разрешить экспорт задач |
Включите данную опцию, если необходимо, чтобы внешние компании могли экспортировать данные из вашего открытого проекта в .csv или .xlsx Например, таким образом ваши контрагенты смогут выгрузить открытый вами каталог |
| Разрешить видеть имена ваших пользователей |
Если данная опция отключена, то внешние компании НЕ смогут увидеть имена ваших сотрудников, участвующих в бизнес-процессе. Включите опцию, если анонимность не нужна |
| Разрешить внешним пользователям ставить задачи |
При включении данной опции внешняя компания сможет добавить новую запись в открытый вами проект. Например, если вы открыли заказчику список задач, которые вы для него решаете, заказчик также сможет добавлять новые задачи |
| Разрешить оставлять комментарии | При включенной опции пользователи из внешних компаний смогут оставить свой комментарий к записи |
Права на добавление внешнего проекта
Если ваш контрагент прислал вам ссылку на открытый им проект, вы сможете добавить его в ваш Neaktor-аккаунт.
Чтобы добавить внешний проект в свою компанию, вам необходимо обладать соответствующими правами доступа. По умолчанию добавлять внешние проекты могут только администраторы и владелец компании. Если вы хотите разрешить добавлять внешние проекты пользователям с другими правами доступа, то вам необходимо создать новую роль с опцией Разрешить добавление внешних проектов
Пользователи с данной ролью смогут добавлять внешние проекты, а также смогут отключать связь с проектом, если они являются участником этого проекта.
Если вы хотите, чтобы пользователи могли открывать доступ к добавленному внешнему проекту другим сотрудникам вашей компании, вам необходимо включить опцию Разрешить добавлять пользователей в добавленные извне внешние проекты
Пользователи с такой ролью смогут добавлять других пользователей только во внешние проекты, которые они сами добавили.
Также вы можете разрешить пользователям редактировать любые внешние проекты, включив опцию Разрешить видеть и редактировать любые добавленные внешние проекты
В этом случае пользователи смогут видеть все добавленные извне проекты, добавлять в них пользователей, а также отключать связь пользователей с проектом и сам проект. Пользователям с такой настройкой не надо быть участником проекта для того, чтобы получать уведомления по изменения задач в проекте или иметь возможность его редактировать
Добавление внешнего проекта
Для того, чтобы добавить внешний проект в свою компанию, вам необходимо:
1. Получить ссылку от компании, которая открывает свой проект для внешних компаний
2. Перейти на вкладку Внешние проекты
3. Кликнуть на кнопку Добавить внешний проект
4. Вставить ссылку в открывшемся окне и кликнуть на кнопку Добавить
Теперь вы сможете просматривать список задач внешнего проекта, просматривать историю изменений и получать уведомления об изменениях задач.
На вкладке Доступ пользователей вы можете добавить ваших сотрудников, которые должны иметь доступ к этому внешнему проекту.
Стоит отметить, что история изменений будет отображаться с того момента, когда вы добавите внешний проект. Вы не будете видеть историю изменений, которые были сделаны до того, как вы добавили внешний проект к себе.
Также вы сможете видеть имена пользователей, ставить задачи, оставлять комментарии, экспортировать задачи, если компания, которая открыла проект на доступ, включила соответствующие настройки.
Вы сможете настроить уведомления, которые вы хотите получать, а также изменять список участников проекта, если настройки вашей роли позволяют вам это делать.