Роботы: новый робот по дате и авто-действия в роботах

Первым релизом 2019 года стали сразу два очень больших изменения по функционалу роботов. Роботы, как вы знаете, — это автоматические сценарии, которые срабатывают при наступлении определенных событий-триггеров.

В этом релизе появился новый тип робота, который может срабатывать в определенную дату. А также роботы теперь могут запускать авто-действия.

Новый функционал открывает целую плеяду возможных сценариев работы. Давайте на примерах разбираться, что это и для чего нужно.

Робот привязанный к дате

Новый тип робота должен решить кейсы, когда необходимо, чтобы какое-то изменение произошло в определенную дату. Например, с помощью нововведения можно:

  • Поздравить клиента с днем рождения и отправить ему автоматическое письмо по заданному шаблону
  • Раз в месяц создавать подзадачу для определенной задачи
  • Когда задача стала просроченной, сразу же автоматически сменить исполнителя или статус задачи

Чтобы настроить новый тип робота:

1. Зайдите на одноименную вкладку Роботы в настройках бизнес-процесса

 

2. Нажмите кнопку Добавить робота

3. Выберите тип Действие при наступлении заданной даты

4. Новый тип робота всегда будет отталкиваться от поля с типом Дата на форме задаче.

Это может быть как ваше пользовательское поле, так и системное, например, Дата окончания. Выберите такое поле.5. Выберите также сценарий срабатывания робота. Например, можно выбрать пункт В момент наступления указанной даты.В этом случае робот отработает и автоматически сделает изменения в тот момент, когда наступит дата, указанная в выбранном поле.

Какие типы сценариев есть:

В момент наступления выбранной даты Робот сработает ровно в тот момент, когда дата наступила.

Например, дедлайн наступил, задача просрочена, робот автоматически переводит ее на другого сотрудника или координатора, чтобы спасти ситуацию.

Через время после наступления выбранной даты Используйте опцию, если нужно выполнить какое-то действие постфактум, после наступления даты.

Например, указанный в поле «Дата акции» день уже прошел, но вы хотите отправить небольшой follow-up после события.

За время до наступления выбранной даты При выборе данной опции робот сработает не в указанную дату, а за заданное вами время до нее.

Например, вы можете отправить через робота автоматическое письмо за 30 дней до окончания срока действия договора с вашим контрагентом.

В день года, указанный в поле с типом дата (срабатывать ежегодно) Данный тип сценария может быть использован для ежегодных активностей и будет срабатывать в определенный день.

Например, каждый год 8 марта, робот отправит сообщения вашим клиентам женского пола.

За время до дня года, указанного в поле (срабатывать ежегодно) При выборе данной опции робот так же будет срабатывать каждый год, но не в конкретный день года, а за время до него.

Например, вы должны создать акт сверки с клиентом раз в год и отправить его, допустим, 1 марта. С помощью робота вы можете за 2 недели до наступления отчетной даты поставить себе напоминание. И создаваться оно будет каждый год.

После  наступления дня года в указанной дате (срабатывает ежегодно) При выборе данного сценария робот так же будет срабатывать каждый год, через какое-то время после наступления конкретного дня.

Например, вы собираете готовые отчеты по продажам в розничных точках. Спустя неделю робот напомнит вам связаться с руководителям точек с наименьшими показателями.

Во время, указанное в поле (срабатывает ежедневно) Этот тип сценария будет уместен для ежедневных активностей и будет срабатывать каждый день в указанное в поле время.

Например, раз в день ближе к концу дня создать задачу на подготовку ежедневного отчета.

 

6. Когда сценарии срабатывания робота выбраны, вы можете настроить дополнительные условия в блоке «А также». Например, чтобы робот выполнялся только в случае, если задача находится в определенном статусе.7. И конечно, вам нужно настроить какое непосредственно действие будет выполнено при срабатывании робота:

  • Изменятся данные в полях задачи
  • Изменится статус задачи
  • Будет выполнено автоматическое действие (об этом ниже)

и так далее.Дальнейшая настройка схожа с другими, уже существующими, роботами для автокалькуляции и взаимосвязанных полей.

Авто-действия для роботов

Вторым большим изменением, как для нового, так и для старых типов роботов стала возможность не только изменять какие-то данные в полях самой задачи при срабатывании робота, но и выполнять авто-действия, аналогичные тем, которые вы добавляете между статусами задачи.В качестве примера можно привести уже ранее упоминавшийся кейс: раз в год, в день рождения клиента вы можете отправить автоматическое письмо по заданному вами шаблону. Другой пример — если сумма в контракте стала больше определенной цифры, то добавить руководителя наблюдателем по такой сделке.

Аналогично, вы можете создавать новые задачи, обновлять уже существующие, ставить напоминания, слать POST-запросы в другие системы и так далее.

Важно понимать, что авто-действия в роботах не станут альтернативой авто-действиям в схеме самого процесса. Принципы настройки и использования у них разные — они взаимно дополняют друг друга.

_ _

Вот и все на сегодня. Если у вас остались вопросы, то напишите нам на help@neaktor.com или в комментариях

Поделиться:
Назад к списку статей
Поднять наверх

Комментарии

Комментариев к этой статье пока нет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Заполняя и отправляя данную форму, вы соглашаетесь с условиями политики обработки персональных данных.