Некоторое время назад мы беседовали с экспертом по поводу систем управления проектами, и он в числе прочих мыслей высказал такое мнение: «Чат внутри системы управления процессами — это от лукавого».
В качестве иллюстрации к этим словам можно вспомнить случай, когда в середине 2018 года «Тинькофф банк» уволил несколько сотрудников за то, что те слишком активно постили мемы в рабочий чат. Однако после того, как эта информация стала публичной, тех же людей позвали на собеседование в Qiwi с комментарием, что в их чатах шутить можно.
Две большие компании демонстрируют два противоположных подхода к вопросу. Давайте попробуем разобраться: рабочий чат — это зло или все-таки полезный инструмент?
Чат не вреден и не полезен сам по себе
Можно сказать, что чат обладает как достоинствами, так и недостатками, но справедливее выразиться по-другому: у чата есть свойства, которые могут становиться и достоинствами, и недостатками. Если пользоваться свойствами чата неразумно, то в самом деле к концу рабочего дня можно сильно устать от бесконечного потока сообщений.
«Это как быть на совещании длиной в целый день без ясного количества участников и повестки дня».
Джейсон Фрайд, сооснователь Basecamp.
Чтобы использовать чат для корпоративной сети эффективно и с пользой, необходимо знать его сильные и слабые стороны и понимать, для каких целей он подходит, а для каких нет.
Польза чата. Главное достоинство — оперативность
Чаты дают возможность общаться большому количеству людей в реальном времени. Сообщения каждого участника публикуются моментально и доступны всем остальным участникам. Это удобно использовать для переговоров по возникающим вопросам тем, кто занят в одном процессе.
В корпоративном чате можно решать следующие задачи:
- Обсуждать сиюминутные вопросы и проблемы, требующие быстрого решения.
- В чате можно оповестить всех участников о срочном событии или быстро узнать мнение по какому-то вопросу.
- Социализация. Пункт особенно актуальный для компаний с удаленными сотрудниками, либо с несколькими офисами. Благодаря чату сотрудники чувствуют себя частью команды и ощущают участие в рабочем процессе. А обсуждение общих вопросов, непосредственно с работой не связанных, улучшает эмоциональный микроклимат в коллективе.
Слабые места чата
Чат становится источником проблем, когда его используют в целях, для которых он не подходит. Тогда он из места общения превращается в источник информационного шума и кладбище идей.
Почему это происходит и что делать:
- В чате трудно искать информацию. В связи с этим старайтесь не обсуждать там важные вопросы. Не оставляйте в чате решения и важную информацию в надежде, что позже к ней вернетесь.
- Не стоит ставить задачи в чате. Если вы хотите, чтобы задача была выполнена в срок и точно, нужно конкретно описать ее и назначить срок выполнения. И требования должны быть у исполнителя под рукой. Чат для этого не подходит. Задачу, поставленную в чате по прошествии пары дней или недель найти практически невозможно, контролировать, соответственно, тоже.
- Оповещения в чате приходят всем и отвлекают тех, кому они не адресованы. Вы можете выбить коллегу из потока или, наоборот, сами выпадете из него.
Как повысить эффективность чатов
Существуют негласные правила пользования чатом, которых рекомендуют придерживаться многие специалисты по эффективности. Следование этим советам поможет улучшить работу и сделать общение эффективным.
- Используйте чат только для получения быстрых ответов. Не инициируйте в них обсуждение серьезных тем.
- Когда вы отлучаетесь, то смените статус, если чат предусматривает такую возможность.
- Всплывающие оповещения — палка о двух концах. С одной стороны, без них можно на целый день забыть о существовании чата. С другой, иногда это и не плохо, так как постоянный поток сообщений мешает работать. Особенно, когда сообщения адресованы не вам. Поэтому иногда полезно их отключить.
- Старайтесь придерживаться сути разговора. Иначе, начав с обсуждения рабочего момента, можно закончить обсуждением планов на выходные.
- Если вы обсудили дело с коллегой в чате, не поленитесь перенести его в отдельную задачу. Пусть лучше к описанию задачи вы прикрепите переписку из чата, вместо отформатированного описания, чем забудете о задаче и ее деталях вовсе.
Преимущества чата, встроенного в систему управления
Уже сложно назвать компанию, в которой для обсуждения рабочих вопросов не используется тот или иной мессенджер. Это могут быть публичные мессенджеры вроде Skype, Telegram и Whatsapp или чаты, встроенные в корпоративную систему управления.
Поэтому в целом, даже если считать чаты чем-то «от лукавого», вопрос «использовать их для корпоративного общения или нет» уже не стоит, пора воспринимать это как данность.
Но если сравнивать чаты между собой, то встроенный в систему управления мессенджер имеет преимущества:
- В нем не смешиваются личные и рабочие контакты;
- Проще искать сотрудников из нужных отделов для создания чат конференции.
- Он избавляет от путаницы, кому и через какой мессенджер отправлена та или иная информация — рабочие обсуждения всегда в рабочем приложении.
Любая концепция управления, если подходить к ней рационально, имеет право на жизнь. Чат же лишь вспомогательный инструмент, который может облегчить жизнь, если использовать его разумно. Кстати, в Neaktor есть чат. Попробуйте — это удобно.
Оставьте комментарий