Применение RPA для автоматизации бизнес-процессов компании

RPA, или Robotic Process Automation, это технология автоматизации, которая появилась сравнительно недавно, но быстро становится популярной. Работает она так: программный робот запоминает, а затем полностью повторяет действия человека.

К примеру, сотрудник значительную часть рабочего времени занимается переносом данных из одной программы в другую. Допустим, он копирует данные из приходящих счетов и заносит в программу для бухгалтерского учета. Это низкоквалифицированная работа, и с ней без проблем справится каждый. Но, что удивительно, согласно исследованиям, подобными рутинными вещами не менее 30% времени занимаются даже представители топ-менеджмента компании. Что уж говорить об обычных секретарях и клерках.

Именно такие действия RPA может выполнять самостоятельно. При этом, робот лишен человеческого фактора. Он будет делать все действия быстрее, без ошибок и в режиме 24/7 без отпусков и больничных.

Робот работает с любыми приложениями, которые использует компания. Это могут быть офисные программы, самописная устаревшая система учета, бухгалтерский софт и так далее. Действия робота, при желании, можно просмотреть в режиме реального времени, как будто вы наблюдаете за монитором сотрудника. Правда, все операции: движения мышью, вставка данных будут мелькать перед глазами — робот все делает гораздо быстрее.

Для чего это нужно?

Про RPA зачастую говорят, что эта технология заменит людей в бизнес-процессах. Это абсолютно неверное утверждение. Нужно понимать, что RPA выполняет только ряд регламентированных операций. Добавлять роботов для всего подряд — бессмысленная и неосуществимая затея.

С помощью RPA можно автоматизировать обработку и перенос данных между настольными и/или веб-приложениями, отправку уведомлений и писем, заполнение форм, типовую обработку данных из документов.

Но RPA будет полностью бесполезен в решении любых творческих задач — человеку по-прежнему в этом нет равных. И конечно роботы не заменят человека там, где есть место живому человеческому общению. Именно по этой причине RPA может быть только частью какого-то бизнес-процесса компании. Инструментом, который автоматически выполняет отдельные операции.

Например, вы подаете заявление в банк. Его принимает менеджер, а затем вместо ручной обработки заявление автоматически обрабатывает робот: заносит во все нужные учетные системы, делает скоринг, оформляет сопутствующие документы. В банках, где еще нет RPA этим занята огромная куча народа.

Менеджер вместо возни с кучей программ занимается работой с клиентами, которых он с помощью RPA может принять гораздо больше и уделить каждому больше внимания.

Управление бизнес-процессами по-прежнему стоит выполнять с помощью BPM-системы.

Чем отличаются RPA и API

Что касается веб-приложений, RPA не единственный способ автоматизации передачи данных из одного сервиса в другой. Их взаимодействие можно настроить через API — программный интерфейс, с помощью которого программы могут общаться между собой на уровне кода.

API отличается от RPA тем, что взаимодействие приложений не отражается в пользовательских интерфейсах и выполняется намного быстрее. Для примера, одна операция по переносу данных у API может занять сотые доли секунды, в RPA 10 секунд, а у человека несколько минут, да еще и может быть выполнена с ошибками.

То есть, у API большое преимущество, если нужно совершать десятки и сотни тысяч операций. Но для рядовых компаний скорости RPA будет более чем достаточно.

К тому же, несмотря на скорость, у RPA перед API есть преимущества:

• Во-первых, не все приложения, сайты и сервисы имеют API. RPA же работает через пользовательский интерфейс, как и человек, что позволяет интегрировать между собой любые сервисы. Создание API не всегда возможно или может быть финансово невыгодно.
• Во-вторых, приложения и их API постоянно обновляются, и после обновления может понадобиться переписывать программный код, отвечающий за интеграцию. Пользовательский интерфейс тоже может измениться, но перенастроить робота гораздо быстрее и дешевле.
• В-третьих, внедрить RPA получится быстрее, чем написать код для интеграции с API. Некоторые поставщики RPA решений, к тому же, создают интерфейсы, которые позволяют пользователям самостоятельно программировать роботов.

RPA и Neaktor

RPA роботы и Neaktor прекрасно работают в связке. Наша команда успешно реализует RPA-решения внутри системы управления.

Для примера приведем несколько кейсов, для чего можно применять RPA:

• Автоматизация процесса открытия вакансии. После того, как рекрутер напишет, а руководитель утвердит текст вакансии, робот опубликует его сразу на всех биржах, с которыми работает компания. Это актуальное решение для организаций, которые работают с десятками вакансий. К слову, кейс невозможно реализовать через API, так как большинство бирж вакансий не имеют API, а у некоторых он платный.
• Перенос данных в 1С. Что важно, RPA может работать с любой версией 1С — старой, не имеющей программных интерфейсов, или значительно переписанной штатными 1С-программистами.
• Публикация материалов на сайте, заполнение описаний товаров и услуг. К примеру, вы реализуете товар/услугу не только в русскоязычном сегменте, но и в англоязычном. В Neaktor вы будете вести задачи по переводу описаний товаров, а робот будет размещать готовые переводы на сайте.

Это лишь несколько примеров, RPA можно применять в разных процессах и настроить для решения именно ваших задач. Если вы хотите автоматизировать рутинную работу с помощью RPA, напишите нам – мы вас проконсультируем.