Автоматизация процессов отдела снабжения

Отдел снабжения обеспечивает непрерывное производство и в значительной степени отвечает за стабильность предприятия. Он снабжает компанию оборудованием и инструментами, поддерживает нужный уровень запасов, закупает товары для офиса и многое другое. Чем больше компания, тем больше в отделе снабжения происходит бизнес-процессов.

Одна из основных задач отдела снабжения — снижение цены закупов. Чтобы находить лучшие предложения, отдел снабжения проводит тендеры. Заявки поставщиков сравниваются и согласуются. В принятии решений могут участвовать работники отдела и руководство, вплоть до коммерческого или генерального директора. Поэтому согласования порой бывают сложными и многоступенчатыми.

Отдел закупок и снабжения ведет контракты, контролирует поставщиков, сроки поставок и размещения заказов, ведет историю закупок. Чтобы справляться с этими задачами, он должен постоянно обмениваться информацией с другими отделами и вести большой объем документации.

Часто именно на плечи сотрудников отдела снабжения ложится ответственность за планирование запасов. Чтобы не допустить дефицита или переизбытка, отдел должен быть тесно связан с производственными подразделениями и отделом продаж.

При таком объеме обязанностей во многих компаниях отдел снабжения до сих пор большую часть работы ведет вручную, в лучшем случае в Excel таблицах, простых задачниках и мессенджерах. Из-за неэффективной организации могут срываться сроки, согласования занимают недели и месяцы, затруднено эффективное планирование, теряется информация. К тому же приходится значительно раздувать штат, особенно если объемы закупок увеличиваются вследствие роста компании.

Справляться с растущим объемом работы и поставить на рельсы текущие дела поможет процессное управление с помощью BPM-системы. На примере нашего сервиса Neaktor мы расскажем вам, как это можно реализовать.

 

Как протекает процесс закупки с Neaktor

Процесс закупки стоит на трех китах: согласования, диалог с поставщиком, доставка. Конечно, частных шагов гораздо больше и у разных компаний они отличаются, но все их можно обобщить до этих трех принципиальных стадий. Неактор может облегчить жизнь на каждой из них. Давайте разобьем процесс на шаги и посмотрим, как это выглядит.

1. Инициация закупки

Возьмем пример — дизайнеру понадобился новый монитор. Он заходит в проект «Закупки» и создает там новую задачу, которая будет идти по заранее созданной модели.

Первым идет этап согласования с руководителем своего отдела. Поэтому руководителю приходит уведомление, что создана новая задача. Он открывает ее, смотрит, кому что нужно купить. На этом этапе руководитель может сразу отказать — на этом процесс и завершится, или утвердить, и процесс пойдет дальше.

 

2. Прохождение согласований

Теперь есть несколько путей, по которым может двинуться процесс. Возможно, руководитель захочет согласовать покупку дополнительно с кем-то из начальства. Тогда он переведет задачу на соответствующий этап. Если же это не обязательно, он может сразу перевести задачу дальше — на начальника отдела снабжения.

 

3. Назначение ответственного снабженца

Начальнику отдела снабжения приходит уведомление. Он открывает новую задачу и видит, что начальник отдела маркетинга запросил новый монитор, модель такая-то, максимальная цена такая-то. Либо просто указал набор нужных параметров. Начальник отдела снабжения переводит задачу дальше. Так как у него в отделе работают несколько специалистов по закупкам, переводя задачу, он из выпадающего списка выбирает того, кто будет заниматься конкретно этой закупкой.

В будущем может понадобиться отправить задачу из какого-то другого этапа снова этому сотруднику, например, чтобы проверить правильно ли он ввел данные. Чтобы не вспоминать через несколько дней, кто занимался закупкой конкретно этого монитора и не перечитывать комментарии, можно настроить, чтобы система запомнила человека и предложила потом его в качестве исполнителя.

 

4. Поиск и согласование поставщика

Снабженец получает задание купить монитор. Для этого он должен найти поставщиков, выбрать самое выгодное предложение. Может быть, компания традиционно сотрудничает с каким-то магазином, тогда снабженец просто заказывает там нужный монитор.

Если же нет, то он может поискать нового. В таком случае нужны будут дополнительные согласования, чтобы выбрать лучшее предложение от нескольких поставщиков — такой небольшой мини-тендер. Согласования будут дополнительными шагами в процессе.

Если компания сотрудничает со многими поставщиками, то, вероятно, она ведет их учет. В Неакторе это реализуется в виде отдельного проекта. В нем вместо задач ведутся карточки поставщиков, по аналогии с карточками клиентов в CRM-системе. Количество и содержание полей в карточках абсолютно произвольное, вы решаете, что там должно быть. Как правило это адреса, имена, реквизиты и т.д.

В карточке будет храниться история отношений с поставщиком и прикрепленные документы. Так можно организовывать учет чего угодно. Например, учет закупаемых товаров.

Задачи можно связать между собой. Информация из одной связанной задачи может использоваться в другой. К примеру, специалисту по закупкам не нужно будет вручную вносить все данные поставщика, он просто выберет из списка, который сгенерируется из проекта по их учету, и вся информация внесется автоматически.

5. Оплата товара

Далее снабженец переводит процесс на оплату. В рамках нашего процесса это очередной шаг. Но если рассмотреть подробнее, то это тоже отдельный процесс. Это, кстати, иллюстрация того, что процесс разбивается на шаги условно, по степени их важности и уровню абстракции, но это отдельная тема.

Когда специалист по закупке переводит статус задачи на оплату, Неактор автоматически ставит отдельную задачу бухгалтеру.

При этом ему передастся нужная информация в виде комментариев и файлов. Например, с реквизитами поставщика.

Это можно реализовать в виде подзадачи. Тогда основной процесс будет стоять на паузе, пока бухгалтер не проведет оплату. Когда он завершит, информация вновь вернется в процесс закупки, процесс пойдет дальше.

Также мы настроим, чтобы Неактор после оплаты автоматически отправил письмо с уведомлением об этом нашему поставщику. Так мы будем точно уверены, что это действие никто не забудет сделать.

 

6. Отслеживание доставки

Оплата проведена, автоматическое письмо ушло поставщику. Теперь задачу можно перевести в статус «Товар в пути». Допустим, поставщик обещал доставить его в течение 10 дней. Мы заведем напоминание, которое через 10 дней напомнит о том, что товар прибыл.

На случай, если товар не прибудет, мы настроим шаг «Связаться с поставщиком». От него процесс может пойти дальше без изменений, если задержка произошла по уважительной причине и товар все-таки прибудет, а вы решили его дождаться. Или процесс может вернуться на стадию выбора поставщика и снова пройти по всем предыдущим этапам. В любом случае не возникнет ситуации, когда неясно, где товар, когда заказали, когда ждать, кто ответственный и т.д.

В этот этап можно добавить наблюдателя из другого отдела или кого-то из руководителей. Наблюдатель сможет следить за изменениями в процессе, но не сможет влиять на них. Добавление наблюдателей в процессы, кстати, хороший способ наладить обмен информацией между отделами.

 

7. Прием товара, контроль качества

Когда товар прибыл, можно перевести задачу в статус «товар доставлен на склад». Неактор по заранее настроенному автодействию отправит уведомления начальнику отдела снабжения и дизайнеру, которые захотят проверить качество монитора.

 

8. Доставка закупки инициатору

Если с монитором все в порядке, задача переходит в завершающий этап – товар доставлен конечному потребителю. На этом процесс закупки заканчивается.

Вариантов, конечно, может быть множество. Мы рассмотрели классический процесс: вам нужен товар, вы находите продавца, платите, получаете. Но формы закупок бывают разными. Кто-то заключает контракты на поставку конкретного количества, кто-то заказывает от случая к случаю, кто-то оплачивает по факту, кто-то работает по предоплате. По сути, для Неактора это роли не играет. Можно настроить и автоматизировать процесс любой сложности, добавить шагов или наоборот сократить, или поменять их порядок.

 

Заключение

Мы разобрали отдельно взятый процесс закупки монитора. Но в реальных компаниях таких процессов десятки, а самих закупок по ним сотни и тысячи в некоторых случаях. Если с одной-двумя задачами, в общем-то, можно справиться и подручными средствами, то когда их много и все они разные — вы столкнетесь с проблемами. И это часто происходит — теряются документы, срываются сроки, возникают «висяки», когда непонятно, кто занимается конкретной закупкой и по чьей вине на склад не поставили материалы вовремя, и дальше в том же духе.

Neaktor внесет порядок в работу. Информационная система будет четко контролировать все задачи, и сделает процессы прозрачными для руководителя. Станет невозможно работать в обход регламентов. При этом в любой момент можно будет оперативно вмешаться, если что-то идет не так, и повлиять на процесс. История каждой закупки будет фиксироваться, и в случае чего всегда можно будет быстро поднять материалы.

Неактор освободит время сотрудников. Он может взять на себе часть рутинной работы, самостоятельно отправляя письма и уведомления, заполняя документы, копируя данные с сайтов и т.д. Сократится количество бумажной работы. Существенно уменьшится время согласований. Благодаря этому ваш текущий штат сможет справляться с гораздо большим объемом работы, не теряя производительности.