Согласование документов – рутинный, но критически важный этап любого бизнеса. Каждый документ, будь то отчет, план или предложение, проходит через определенные этапы согласования и управления. За кажущейся простотой скрываются подводные камни: затянутые сроки, потерянные файлы, несогласованные правки, и, как следствие, упущенная выгода и повышенные риски. Но что, если этот процесс можно оптимизировать, превратив его из головной боли в четкий и прозрачный механизм?
Да, делопроизводство и документооборот напрямую связаны с согласованием множества юридически значимых документов. Делопроизводство охватывает все стороны создания, обработки, хранения и передачи документов. Это может включать как внутренние документы (например, отчеты, протоколы), так и внешние (контракты, соглашения). Документооборот, в свою очередь, относится к движению этих документов внутри и вне организации. Оптимизация делопроизводства и документооборота — это не просто улучшение существующих процессов, а их переосмысление с целью повышения эффективности.
Алгоритм и способы согласования
Рассмотрим процесс согласования на примере стандартной схемы.Классическая схема согласования часто выглядит так:
- Создание проекта документа.
- Рассылка всем участникам процесса.
- Ожидание резолюций и правок.
- Внесение изменений и повторная рассылка.
Стоит отметить, что такой «почтовый» метод не очень эффективен. Он порождает путаницу, усложняет отслеживание статуса документа и контроль версий.
Рассмотрим тот же процесс согласования в рамках автоматизированной системы. Для этого отобразим все этапы задачи в редакторе схем платформы Neaktor.
Система автоматизирует и оптимизирует весь процесс согласования. Она позволяет:
- Создавать гибкие маршруты согласования, учитывая специфику каждого проекта. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа.
- Отслеживать статус документа в режиме реального времени: каждый участник видит, на каком этапе находится процесс.
- Устанавливать сроки согласования: система автоматически напоминает ответственным лицам о необходимости действий.
- Вести историю изменений и версий, исключая риск потери информации.
- Интегрироваться со сторонними системами, соц.сетями и мессенджерами, обеспечивая единое информационное пространство.
- Формировать аналитические отчеты, позволяющие выявить узкие места в процессе и оптимизировать его.
Организация процесса согласования в Neaktor: шаг за шагом
Рассмотрим, как организовать согласование, чтобы избежать ошибок и недоразумений. Neaktor предлагает множество инструментов для оптимизации этого процесса.
- Разработайте алгоритм согласования. Первым шагом на пути к эффективному процессу согласования является разработка четкого алгоритма. Этот алгоритм должен включать все этапы работы с документами — от их подготовки до окончательной подписи. Важно прописать последовательность действий, чтобы каждый участник процесса понимал свои обязанности.
- Установите порядок учета и контроля сроков. Система должна включать даты начала и окончания действия договоров, а также сроки их согласования. Уточняйте сроки в зависимости от вида документа. Например, для стандартных договоров можно установить срок согласования в «три рабочих дня», а для сложных — «пять календарных дней, не считая даты получения документа».
- Определите ответственных сотрудников. Важно составить перечень сотрудников, которые будут отвечать за каждый этап работы с договорами. Ключевым элементом успешного согласования является четкое распределение обязанностей. Это может быть группа из юристов, бухгалтеров и менеджеров по продажам, которые будут работать в тесном сотрудничестве.
- Настройте права доступа пользователей к задачам. Не все сотрудники должны иметь возможность видеть или редактировать все документы. В Neaktor вы можете настроить права доступа таким образом, чтобы каждый пользователь имел доступ только к тем задачам, которые касаются его работы. Четкое разделение доступа обеспечивает защиту данных и минимизирует риски утечки информации.
Как выглядит работа с договорными документами в Neaktor
Инициатор создает новый проект согласования, который будет двигаться по ранее выстроенной цепочке. Отметим, что система позволит ему создавать задачу только по тем цепочкам, в которых данному пользователю предоставлены права в настройках бизнес-процесса.
После создания проекта согласования инициатор переходит к заполнению карточки задачи. Здесь он может заполнить нужные поля и прикрепить необходимые документы.
После того как инициатор завершил заполнение карточки задачи и прикрепил все нужные файлы, он сохраняет договор и запускает процесс согласования. Этот шаг является критически важным, так как именно в этот момент начинается активная работа всех участников. Система автоматически уведомит всех, кто вовлечен в процесс, о том, что на них назначены определенные задачи.
Одним из главных преимуществ системы является ее способность обеспечить прозрачность и контроль на всех уровнях. Каждый участник процесса точно знает, что и когда ему нужно сделать. Это устраняет неопределенность и повышает ответственность сотрудников, так как каждый понимает свою роль в общем процессе.
Какие результаты дает автоматизация процесса согласования
Переход к автоматизации процесса согласования договоров может стать настоящим прорывом для компании. Таким образом, Neaktor позволяет:
- Сократить время на согласование. Все этапы согласования могут быть выполнены в одном месте, и все участники процесса будут видеть текущий статус договора. В традиционных подходах процесс может затягиваться из-за необходимости обмена мнениями между различными участниками, ожидания ответов и физической передачи документов.
- Устранить ошибки. Человеческий фактор — это одна из основных причин ошибок в процессе согласования. Неправильные данные, пропущенные сроки или недоразумения могут привести к серьезным последствиям. Система автоматически напоминает о сроках и обеспечивает контроль за выполнением обязательств. Таким образом, вероятность упущений и недоразумений существенно снижается, что позволяет избежать юридических и финансовых рисков.
- Обеспечить прозрачность. Вся информация о внесенных изменениях и комментариях фиксируется в системе, что позволяет отслеживать процесс в реальном времени. Это не только улучшает коммуникацию между участниками, но и создает доверие, так как все могут видеть, какие изменения были внесены и по какой причине. Прозрачность процесса также облегчает внутренний аудит и контроль, что особенно важно для крупных компаний.
Автоматизация не только ускоряет процесс согласования, но и делает его более структурированным. Вся работа с документами становится проще. Один раз потратив время на организацию процесса и настройку нужных процессов, компания может значительно упростить дальнейшую работу с договорами. Четкое распределение обязанностей между участниками и использование автоматизированных инструментов позволяет избежать путаницы и улучшить общую продуктивность. Neaktor— это шаг к будущему, где бизнес сможет сосредоточиться на стратегических задачах, а рутинные процессы будет выполнять надежная система.
Оставьте комментарий