Проблема
Сотрудники тратят значительное время на выполнение рутинных задач: ручной ввод данных, пересылку документов, согласование счетов, заказов и других операций. Это приводит к:
- Задержкам в обработке заявок.
- Ошибкам из-за человеческого фактора.
- Высоким нагрузкам на сотрудников, снижению их продуктивности.
- Увеличению времени обслуживания клиентов.
Например, в одной компании на согласование счетов уходило до 3 дней, так как каждый документ передавался вручную между отделами, а менеджеры тратили часы на пересылку файлов по электронной почте.
Решение
Автоматизация рутинных задач с помощью BPM-систем позволяет:
- Исключить ручной ввод данных – интеграция с CRM, ERP и другими системами позволяет автоматически заполнять документы.
- Настроить автоматическую маршрутизацию документов – система сама передает их нужным сотрудникам на согласование.
- Использовать электронные подписи и шаблоны – это ускоряет процесс утверждения и отправки документов.
- Отслеживать статусы задач в реальном времени – каждый сотрудник видит, на каком этапе находится заявка.
Например, после внедрения BPM в торговой компании обработка счетов сократилась с 3 дней до 2 часов, а процент ошибок снизился на 50%.
Пример
До автоматизации:
- Ввод данных – 1 час.
- Проверка и согласование – 2 дня.
- Пересылка документов – 1 день.
После автоматизации:
- Ввод данных – 5 минут (автоматически).
- Проверка – 1 час.
- Согласование и отправка – 30 минут.
Оставьте комментарий