Бизнес-процесс увольнения сотрудника

Сотрудники приходят и уходят. Одних приходится увольнять, другие сами решают выйти на новый виток карьеры. Так или иначе, это то, с чем сталкивается без исключения каждая компания. И лучшее, что может сделать организация — это грамотно, а иногда и красиво, организовать сам процесс увольнения кадров.

Конечно, увольнение — это не тот процесс, с которого в первую очередь нужно начинать внедрение процессного подхода. Но этот бизнес-процесс однозначно стоит внимания и должен быть по возможности, особенно в крупных компаниях, автоматизирован.

Автоматизация задач по увольнению помогает избежать ошибок вроде тех, что сотрудник забыл сдать ключи, ему не был закрыт доступ к конфиденциальной информации, забыли отправить письмо в центр занятости и т.д. Кроме этого, если с сотрудником расстались хорошо, то для него это еще один из поводов порекомендовать компанию вашим будущим сотрудникам, клиентам или партнерам. В данном случае, конечно, речь не про увольнение по статье со скандалом — тут уже никакой бизнес-процесс не поможет.

Увольнение как бизнес-процесс

По сути, процедура увольнения работника — это процесс, обратный процессу онбординга. В нем также множество шагов, но цель прямо противоположная — исключить сотрудника из рабочего процесса.

Все этапы увольнения можно условно разделить на две части. Сначала идет юридическая. К ней можно отнести оформление заявления и документов, выполнение обязательств перед увольняемым, вроде выплаты зарплаты или компенсации за неиспользованный отпуск.

Вторую часть можно назвать неофициальной — это действия по исключению сотрудника из рабочего процесса. Эти действия не прописаны ни в каких законодательных актах, поэтому каждая компания самостоятельно разрабатывает их порядок. Это действия из разряда забрать ключи, прекратить доступ к корпоративной системе, очистить от информации компьютер и т.д.

В совокупности и официальное оформление, и исключение из рабочей среды представляют собой единый бизнес-процесс, который проходит через многие отделы компании. Чем глубже вы интегрировали сотрудника в работу, тем больше будет задач по его увольнению. Например, чтобы уволить сотрудника, уходящего по собственному желанию, может понадобиться выполнить столько задач:

• Рассмотреть и согласовать заявление, договориться о дате увольнения;
• Издать приказ об увольнении;
• Назначить преемника или запустить процесс найма для поиска замены сотруднику;
• Организовать передачу дел и проверку этой передачи;
• Провести выплаты через бухгалтерию;
• Оформить документы: от трудовой книжки до дела сотрудника;
• Передать информацию в госучреждения или профсоюзные организации;
• Забрать ключи и/или карточки доступа;
• Забрать выданное оборудование, оргтехнику;
• Очистить компьютер сотрудника от данных, подготовить к передаче следующему владельцу;
• Закрыть доступы в учетные системы компании, файловые хранилища, порталы и мессенджеры;
• Наконец, сделать сотруднику подарок, чтобы у него остались о вас приятные воспоминания, если мы говорим о позитивном кейсе.

Список можно значительно дополнять. При этом каждый из уже перечисленных пунктов можно смело дробить еще на несколько подзадач (этапов). Мы как-то подсчитали, что при приеме сотрудника на работу может запускаться до 30 задач. Так вот и при увольнении их может быть не меньше.

Чтобы ничего не забыть, процесс увольнения работника необходимо описать и автоматизировать. Сделать это поможет BPM-система, такая как Neaktor.

Ведение процесса увольнения сотрудника в Neaktor

Все перечисленные ранее задачи объединяются в единый бизнес-процесс и запускаются последовательно, а местами и параллельно.

Правильно настроенный процесс запускается в одну кнопку.

Вы заходите в проект «кадровый учет», открываете карточку сотрудника и выбираете тип увольнения. Основания для увольнения могут быть разными, но их можно разделить на 4 группы:

• Увольнение по инициативе сотрудника;
• Увольнение по инициативе работодателя;
• Увольнение по соглашению сторон;
• Увольнение по независящим от сторон причинам.

Каждый из этих типов будет отличаться от других несколькими начальными шагами. Например, при увольнении по собственному желанию, процесс начинается с написания сотрудником заявления, а увольнение по статье или по сокращению происходит по инициативе работодателя — заявления от сотрудника не будет.

Будут и другие моменты в зависимости от того: заключен с сотрудником контракт или трудовой договор, является ли сотрудник работником, защищаемым государством, делали ли вы подчиненного материально ответственным лицом, состоит ли он в профсоюзе и так далее. Каждый из таких нюансов добавит дополнительные этапы или повлияет на сроки или вообще саму возможность увольнения.

По этой причине первая часть бизнес-процесса, связанная с юридическими вопросами, будет ветвящейся — по ветке на каждое основание для увольнения. Вторая часть, организационная, будет одинаковой для каждого увольнения. Она будет содержать шаги исключения сотрудника из рабочего процесса, которые никак не прописаны в законодательстве, но есть в каждой компании.

Автоматизация поможет скоординировать действия разных отделов, выполнить все задачи по увольнению вовремя и не пропустить ни единого шага. При этом задачи будут запускаться не все сразу, а каждая в нужную дату. Ведь решение об увольнении и само увольнение, как правило, не происходят одновременно.

К примеру, вам нельзя будет удалить сотрудника из корпоративной системы сразу же после подачи им заявления, если он будет еще месяц дорабатывать. Поэтому задача для администратора по отключению программных доступов автоматически будет поставлена на нужное число. И доступы будут закрыты в последний день работы сотрудника.

Аналогично на правильные даты будут запланированы задачи по подготовке документов, передаче дел, инвентаризации. Несмотря на то, что каждая из задач будет поставлена соответствующему отделу, их выполнение сможет контролировать и отслеживать ответственный за весь процесс сотрудник отдела кадров, что важно.

При наличии описанной и автоматизированной пошаговой процедуры, увольнение каждый раз будет происходить максимально предсказуемо, без проволочек и сюрпризов. Увольнение — лишь один из множества бизнес-процессов компании. Если у вас есть вопросы о бизнес-процессах и их автоматизации, задавайте их в комментариях, а также можете писать нам на почту: help@neaktor.com