Как прособеседовать 500 кандидатов на вакансию

Представьте, что вы опубликовали вакансию, а вам откликнулось 100, 200 или даже 500 кандидатов. Чтобы обработать такой поток резюме при классическом подходе может легко уйти месяц времени.

Сегодня мы расскажем, как с проблемой можно справиться при правильной стратегии найма и настроенном бизнес-процессе.

подбор персонала как провести собеседование

Когда приходит много откликов

Получить много откликов можно при расширении компании. Например, если вы опубликуете одновременно 5-10 вакансий и на каждую придет несколько десятков кандидатов.

200-300 откликов легко получить и на одну позицию, если рассматривать людей на перспективную должность, но брать и без опыта.

Крупные компании могут держать постоянно открытыми десятки вакансий. Одни вакансии закрываются, открываются новые… и так по кругу.

Большим компаниям конечно немного проще за счет того, что они могут позволить себе большой штат HR-специалистов. В растущих организациях ресурсы это не всегда позволяют. Наймом даже младших специалистов зачастую могут заниматься собственники, директора либо руководители отделов.

Приведенный подход подойдет любой компании с любым количеством HR: поможет автоматизировать часть процессов, разгрузить специалистов для решения других задач.

Стратегия «Разделяй и властвуй»

Чтобы прособеседовать 100-200 человек уйдет уйма времени. Даже если уделять каждому кандидату 30 минут, не делать перерывы между собеседованиями и интервьюировать нон-стоп, потребуется 7 рабочих дней.

Добавьте время на звонки, переписку, согласование подходящего для соискателей времени на собеседование, буферное время между встречами, банальную усталость интервьюверов. В реальности это займет месяц или полтора. Все это время, интервьювер будет занят только рекрутингом и забросит остальные дела.

Стратегия будет сводится к тому, чтобы с минимальными временными потерями отсеять часть резюме.

Такой подход математически выверен. Время, которое вы потратите на каждое резюме, будет расти в прогрессии: от 1 минуты на первый просмотр резюме, до 60 минут на проведение собеседования. Поэтому чем раньше вы отсеете неподходящего человека — тем лучше.

При этом качество не должно страдать: каждый соискатель должен получить обратную связь.

как нанять человека на работу

 

Публикация вакансии

Борьбу с наплывом ненужных откликов нужно начинать уже в самом начале: в тот момент, когда пишется и публикуется текст вакансии.

Лучше поделить требования к кандидатам на обязательные и желательные. В обязательных будет конкретика: то, что нужно, чтобы человек выполнял работу.

В дополнительных требованиях можно добавить прочее, но не должно создаваться впечатления, что дополнительные требования важнее основных.

Например, компания ищет опытного менеджера по продажам в сфере логистики. Возможно когда-то в будущем, фирма выйдет на европейский рынок и будет работать с Испанией. Будет ли прямо сейчас будет всерьез рассматриваться стопка резюме от студентов-переводчиков с испанского без опыта работы?

Если вы напишите текст вакансии правильно, вы не отпугнете подходящих кандидатов, которые может местами и не подпадают под дополнительные требования. В то же время не дадите повода думать, что достаточно знать что-то второстепенное, чтобы получить работу.

Просите сопроводительные письма. И лучше — подробные.

Развернутое сопроводительное письмо поможет выявить заинтересованных кандидатов. Также оно покажет умение излагать мысли, умение общаться и степень грамотности. Для некоторых вакансий это будет не менее важно, чем опыт работы или портфолио. Например, для менеджеров по продажам или копирайтеров.

Попросите при отклике указать кодовую фразу в сопроводительном письме, например, «Соискатель 2018».

Сопроводительными письмами вы отсечете три типа нежелательных кандидатов:

  • «спамеров», которые рассылают резюме на все вакансии подряд, даже не читая требования;
  • невнимательных людей, которые не указали кодовую фразу;
  • тех, кому лень написать даже сопроводительное письмо.

Требуйте портфолио. Оно обязательно для творческих профессий, сделайте на этом акцент. Ссылку на портфолио можно также попросить добавить в сопроводительном письме.

Отсев резюме

При работе с большим количеством откликов можно совершить ошибку и начать сразу же внимательно изучать каждое присланное резюме.

Это особенно неэффективно, если вы планируете давать соискателям тестовое задание. На практике, половина кандидатов пропадет сразу после отправки тестового. Еще четверть скажет, что работу будет делать, но так и не пришлет. То есть почти в 75% случаев вы потратите по 5-10 минут времени зря.

На первоначальный отсев резюме не стоит тратить более 1 минуты

На что стоит бегло посмотреть:

  1. На сопроводительное письмо, его текст, подачу и содержание
  2. На код, который просили оставить для внимательности.
  3. Релевантный опыт работы, соответствие выставленным в вакансии требованиям.

Всех, кто не подходит под требования, стоит отметать сразу. Да, среди них могут оказаться и подходящие кандидаты. Однако, если соискатель поленился написать даже пару строк, почему он хочет получить работу, то вы все равно просто потратите время.

процесс найма сотрудника

Тестовое задание

Дать пробное задание — распространенная практика перед собеседованием. К сожалению, это возможно не для всех позиций: штукатуру, например, не получится. Но если можно – давайте.

Тест покажет может ли кандидат выполнять ту работу, для которой его нанимают, не соврал ли в резюме.

Кроме этого, вы можете попросить соискателя указать дату, когда будет готов результат. Это поможет проверить, как управляет человек своим временем. Дедлайн он себе ставит сам. И если он в него не попадет — это сигнал, что будущий сотрудник не будет попадать и в сроки, которые Вы ему назначите.

Можно также просить указать, сколько времени заняло выполнение задания и какие сложности были при его выполнении. Понятно, что о времени кандидат может и приврать. Но если вы знаете доменную область, вы сразу это поймете. Слишком быстро выполнил? Или наоборот в 2 раза дольше, чем это нужно при нормальной работе? Это повод очередной раз подумать, стоит ли звать на дальнейшее собеседование.

Стоит сказать, что часть потенциальных работников может посчитать, что результатами тестового задания вы пытаетесь выполнить для себя бесплатную работу. Чтобы этого избежать лучше делать задание показательно выдуманным.

как нанимать людей без HR

Проверка тестовых заданий и собеседование

Как я уже упоминал выше, по опыту, больше 50% кандидатов не будут выполнять задание и просто проигнорируют вас. Если несколько дней нет ответа — смело вычеркиваем.

Часть из оставшихся или не пришлет выполненную работу, или пришлет, провалив свой же дедлайн. Стоит ли связываться с последними — решать вам, но задуматься можно определенно.

После получения тестового задания вернитесь и взгляните на резюме внимательнее. Тех, кто понравился по всем параметрам, зовите дальше — на собеседование. Каждая компания интервьюирует по-своему, поэтому опубликуем только несколько общих советов:

  • Не собеседуйте в одиночку. Второй человек на собеседовании поможет посмотреть на соискателя с другой стороны и нивелировать человеческий фактор;
  • Записывайте впечатление от собеседования сразу же после ухода кандидата. Уже завтра вы забудете часть деталей и решение будет принять сложнее;
  • Давайте больше открытых вопросов, чтобы понять как человек мыслит.

как правильно провести собеседование

Коммуникация и автоматизация процесса

Наконец, поговорим о технической реализации. Автоматизация бизнес-процесса рекрутинга поможет существенно сократить время, которое вы потратите на всех этапах бизнес-процесса. Для этого мы будем использовать BPM-систему.

Приведем на примере Neaktor:

1. На каждую позицию, которую вы планируете закрыть, создается бизнес-процесс. Бизнес-процесс описывает все стадии работы с соискателем: от первого просмотра резюме, до последнего ответа.

Бизнес-процесс найма сотрудника
Живой пример реального бизнес-процесса рекрутинга.

 

В качестве базы для процесса можно использовать готовый шаблон.

Шаблон найма сотрудника

При настройке шаблона вы сможете убрать лишние этапы или, наоборот, усложнить процесс. Вдруг у вас трехэтапное собеседование?

2. Каждая точка коммуникации в бизнес-процессе тоже автоматизируется.

бизнес-процесс найма

Через автоматическое действие по отправке email отправляются шаблонные письма:

  • Предложение выполнить тестовое задание
  • Письмо о том, что тестовое задание получено и когда оно будет проверено
  • Отказ по результатам тестового задания
  • Приглашение на собеседование
  • Отказ после собеседования
  • Приглашение на работу

карточка контакта

Отправка каждого такого письма должна занимать ровно 2 секунды.проведение собеседования

Таких результатов не добиться отправляя письма вручную. Даже если у вас под рукой шаблон письма и вам нужно только подставить нужные имена.

Кроме этого, автоматизируйте напоминания.

напоминания о собеседовании

Назначили встречу с кандидатом на определенную дату — установите заблаговременные напоминания. Ставьте напоминания как для рекрутера, так и для других людей, которые будут присутствовать на собеседовании.

3. На карточку кандидатов, при настройке процесса, можно добавить все нужные поля вроде ФИО, email, телефонов, опыта работы и так далее.

карточка кандидита

Это понадобится, чтобы просматривать информацию о кандидатах, а также организовать базу резюме из откликнувшихся соискателей для будущего использования.

Очередное преимущество — возможность фильтрации базы по любым полям. Это помогает делать правильные выборки. Как правило, сайты по найму такие возможности не дают.

фильтрация базы резюме

Встает закономерный вопрос: «Не переносить же вручную все данные по каждому отклику из сайтов с вакансиями?». Эта задача тоже решается автоматизацией. Задействуйте интеграцию через API: появился новый отклик — он автоматически попал в систему.

база сотрудников

Как альтернативу можно использовать парсеры сайтов, которые просканируют нужные страницы и соберут все детали по кандидатам в Excel. Готовую таблицу затем очень быстро можно вручную импортировать в систему.

Стоит правда учитывать, что большинство сайтов считают «парсинг» злонамеренным действием, за что могут разорвать договор или заблокировать аккаунт. Так что этот способ мы не рекомендуем.

Конечно, не все рекрутинговые сайты имеют API или их можно «распарсить». В этом случае выход тоже есть — использовать RPA-решения. Они запоминают, а потом полностью эмулируют работу человека.

rpa роботы

С их помощью можно просто и эффективно реализовать кейсы с переносом данных не только из одного окна браузера в другое, но и в 1С, Excel и другие приложения компьютере. RPA — это в целом тема для отдельной статьи, которую мы обязательно сделаем в будущем.

4. Отличным кейсом станет также использование интеграции с виртуальными АТС.

телефония для HR

Например, в Neaktor, вы можете подключить базу кандидатов к телефонии. Когда вы будете созваниваться с очередным потенциальным сотрудником, на экране сразу высветится краткая карточка с его деталями.

прием на работу

 

Дополнительно можно сделать:

  • Скоринг: расчет перспективности кандидата, базируясь на каких-то параметрах
  • Автоматический запуск и остановку RPA-роботов
  • Публикацию вакансий

и многое другое… Настройка бизнес-процессов — увлекательнейшая вещь, стоит в нее только окунуться.

Послесловие

Есть такое понятие, как ценность HR-бренда. Не многие компании об этом задумываются сразу, но рано или поздно к этому приходят все.

Правильно построенный процесс найма настроить не так сложно и долго, а пользу он будет давать много лет.

Расскажите, а как организован процесс найма у вас? Удачных вам собеседований!

Поделиться:
Назад к списку статей
Поднять наверх

Комментарии

Комментариев к этой статье пока нет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Заполняя и отправляя данную форму, вы соглашаетесь с условиями политики обработки персональных данных.