Пообщавшись с нашими действующими и потенциальными клиентами, совсем недавно я узнал, что некоторые небольшие компании и отдельные команды предпочитают использовать системы для управления проектами только время от времени. Например, только в тех случаях, когда пришел большой проект и по памяти контролировать у начальника все активности не получается. Как только наибольшая масса задач уходит, происходит откат на «ручное управление» через email, чат, телефонные звонки, устно… ну и так далее.
Тем временем, при кажущейся руководителю экономии времени на написание и ведение задач, данный подход негативно сказывается на управлении задачами компании в целом. Вот пара-тройка замечаний почему:
1. Организационная причина
Когда задачи ведутся не ежедневно, люди начинают путаться: было это сказано в задаче или же дано устно? При приходе “интенсивного периода” сотрудники могут начать игнорировать ведение задачи в системе управления ведь “потом все равно это будет не важно”. Фактически это те моменты, которые в перспективе могут заставить компанию вообще отказаться от средств автоматизации или проходить все внедрение автоматизации повторно
2. Работа «постфактум»
Зачастую могут возникнуть вопросы, кто и что делал по проекту/задаче в прошлом. И если руководитель с хорошей памятью помнит детали, скажем за пару-тройку месяцев, то сказать точно, что делалось по конкретной задаче полгода, год, два года назад становится довольно сложно. При постоянном ведении учета задач, вы всегда без проблем вернетесь к любой задаче и увидите как шла работа над ней.
3. Невозможность построения отчетов
Статистика и аналитика будут не достоверны, потому что в заполненных данных будут пробелы. Эту неделю компания вела учет задач, эту неделю нет… По итогу подсчитать сколько задач было выполнено, какие были закрыты в срок, а какие нет, кто сделал задач больше будет просто невозможно. А это довольно важно для анализа и планирования работы компании
Это конечно не все, что можно сказать по теме. Суть проблемы уходит корнями в само понятие управления задачами и многие руководители сами добавят в этот список еще десяток пунктов.