Отправить письмо по шаблону

Данный тип автоматического действия позволяет отправлять письма при переходе задач из одного этапа в другой.

бизнес-процесс отправки писем

Например, с его помощью вы можете отправить письмо клиенту, добавить дополнительное, нестандартное email-оповещение для менеджеров компании, создать письмо, которое передаст данные в другие системы и приложения, и так далее.

перевод задачи на следующий этап

Возможность работает в контексте интеграции с email, то есть, для настройки автоматического действия вам обязательно необходимо иметь в системе интегрированную почту.

Настройка параметров действия

Сразу после добавления на схему или по клику на размещенное в схеме бизнес-процесса автоматическое действие Отправить письмо по шаблону в левой части экрана откроется панель с настройками данного автоматического действия.

бизнес-процесс автоматической отправки писем

Здесь вы сможете настроить следующие параметры:

 Название действия

В поле указывается, как будет назван сам этап автоматического действия на схеме

отправить письмо по шаблоноу

 

 Email для отправки

 В данном поле вам необходимо выбрать, с какого из доступных вам интегрированных email-адресов будет происходить отправка последующих автоматических писемemail для отправки

 

 Добавлять отправленное письмо комментарием в задачу

 Если вы хотите, чтобы письма, отправленные через автоматическое действие, добавлялись в виде комментария в задачу. То данную опцию вам необходимо будет включить.

Добавлять отправленное письмо комментарием в задачу

 Добавить в письмо код для ответа получателя

При включении данной опции в письмо перед основным текстом будет вставлен код.

После того, как клиент получит направленное таким образом письмо, он может на него ответить. При этом, если клиент напишет ответ выше указанной линии, тогда его письмо также появиться в задаче в виде комментария.

Добавить в письмо код для ответа получателя

Настройка шаблона автоматически отправляемых писем

Кроме установки параметров действия, описанных выше, вам также будет обязательно необходимо настроить шаблон (правило) заполнения отправляемых писем. Для этого:

1. Нажмите на кнопку Настроить шаблон

Настроить шаблон

2. Заполните блок ЕСЛИ в настройках шаблона. В блок добавляются условия, которые определяют: в каких случаях email будет автоматически отправляться, а в каких нет.

настройка автосоздания задач

Например, если в блоке условий добавить поле «Тип заказа», выбрать оператор «Является равным» и в поле значения указать «Изготовление под заказ», то это будет означать, что действие по отправке email будет отрабатывать только в задаче с типом заказа «Изготовление под заказ».

Заполнение блока ЕСЛИ не является обязательным. Вы можете выбрать закладку Без условий для блока, чтобы пропустить добавление условий. В этом случае, email будет отправляться всегда при смене нужного статуса.

условия для создания авто задач

В блоке ЕСЛИ вы можете одновременно добавить несколько условий для выполнения авто-действия. Чтобы указать, как эти условия будут взаимодействовать между собой, выберите одну из следующих закладок:

  • При выполнении всех условий — чтобы email-сообщение было отправлено, абсолютно все условия должны быть соблюдены.
  • При выполнении любого из условий — для выполнения авто-действия достаточно выполнения хотя бы одного из условий.

условия создания задач

3. Когда условия блока ЕСЛИ указаны, перейдите к блоку ТО. Это основной блок настройки авто-действия по отправке email. В нем содержатся базовые поля-параметры любого письма:

  • Заголовок
  • Кому
  • Копия
  • Текст письма

отправка писем по шаблону

Вы можете заполнить любое из полей стандартным текстом, который будет вставлен в каждое письмо. Для основного текста письма можно также добавить файлы и оформление.

Помимо текста, вы можете подставить коды полей из правой панели. При отправке письма, система автоматически заберет данные из полей задачи, код которых использован, и подставит значение в письмо. Данным образом, например, можно динамически подставлять в поле Кому получателя писем.

4. Сохраните шаблон и модель бизнес-процесса. Теперь при выполнении условий, настроенных в блоке ЕСЛИ письма будут автоматически создаваться и отправляться нужному адресату при смене соответствующих этапов.

Для наглядного представления о работе  email-интеграции в целом вы также можете посмотреть наше обучающее видео:

(Visited 158 times, 1 visits today)