Как эффективно организовать аттестацию сотрудников на предприятии?

Аттестация — это проверка сотрудника на соответствие занимаемой должности. В результате проведения небольшого письменного тестирования и/или устного опроса работодатель может оценить, обладает ли сотрудник нужными знаниями или техническими навыками.

По итогам оценки сотрудник получает допуск к работе, может претендовать на повышение в должности или зарплате. При провале сотрудника, напротив, могут отстранить от работы до успешного прохождения аттестации, понизить или вовсе уволить.

 

Для чего нужна аттестация?

В первую очередь, аттестация нужна для поддержания уровня квалификации рабочего коллектива.

Но для работодателя результаты тестирования должны иметь большее значение — аналитическое. Аттестация показывает общий уровень компетентности сотрудников. Например, оценка может показать пробелы не у одного конкретного человека, а у большинства работников какого-то отдела или всей компании. А это будет означать, что проблема кроется в неэффективной модели обучения, управленческих промахах начальников отделов, отсутствии культуры передачи знаний, ошибках при подборе персонала. Понимание таких проблем является ключом к принятию правильных управленческих решений.

 

Какие типы аттестаций бывают

Существует несколько видов аттестации.

Аттестация может являться требованием законодательства. В этом случае периоды проведения первичного тестирования сотрудников и последующей переаттестации жестко прописаны в законодательстве. Задача работодателя для такой аттестации — провести все вовремя и в соответствии с законом.

Другим типом аттестации, более интересным для работодателя, является периодическая оценка компании по своему внутреннему регламенту. Для такого тестирования компания может сама решать, в какие периоды проводить аттестацию и переаттестацию. В регламент также закладываются критерии оценки, порядок проведения тестирования, кто войдет в аттестационную комиссию и прочие моменты. Стоит отметить, что законодательство страны может влиять и в этом случае. Например, если работники компании состоят в профсоюзе – на аттестации должен присутствовать представитель профсоюза. Некоторых сотрудников в определенные периоды нельзя аттестовывать, например, женщин в первый год после выхода из декретного отпуска.

Если компания большая, то именно внутренняя периодическая аттестация может стать причиной повышения или увольнения сотрудника. Ведь руководство просто физически не в состоянии лично проследить за успехами каждого работника.

Чтобы минимизировать человеческий фактор, а также чтобы оценки были объективными, иногда применяется не только прямое письменное или устное тестирование, но и совмещение с такими техниками как review 360. Это подход, при котором о сотруднике дополнительно собираются отзывы  от тех коллег, с которыми он непосредственно работает: от руководителя отдела до сотрудников, которые находятся в подчинении у оцениваемого. Это позволяет показать успехи сотрудника со всех сторон, поэтому, в общем, и называется «методом 360 градусов».

General Electric использует данный метод для ежегодной проверки эффективности работы сотрудников и присваивает числовой рейтинг от 1 до 5. Сотрудники оцениваются по таким параметрам, как соблюдение сроков, качество и достижение годовых целей.

По данным Forbes, более 85% компаний из рейтинга Fortune 500 используют «метод 360 градусов» для оценки персонала.

Отдельно можно отметить, что кроме периодических аттестаций может иметь место и внеплановая переаттестация. Как правило, она проводится по какому-то поводу. Например, причиной может стать: резкое падение показателей, смена руководства, слияние или продажа компании.

 

Как организовать первую и последующие аттестации

Любая новая аттестация так или иначе проходит через следующие этапы:

— Подготовка

— Создание аттестационной комиссии

— Подготовка документов

— Проведение аттестации

— Оценка сотрудника

— Оценка и анализ аттестации конкретного отдела или всего коллектива в целом

— Доработка аттестации

Подготовка

На этапе подготовки необходимо определить, для чего нужна аттестация и как она будет проводиться. По итогу лучше всего составить документ, в котором будут расписаны:

— Цели аттестации

— Сроки проведения, частота проведения

— Форма аттестации: письменный, устный опрос, коллегиальный устный опрос

— Кто входит в комиссию, то есть выставляет оценку

— Порядок проведения аттестации – все этапы, по которым придется пройти сотруднику во время оценки

— Критерии оценки – на что вы будете смотреть и как оценивать

— Виды итоговых заключений – то есть чем может закончиться аттестация для сотрудника и при каких результатах

Готовый документ можно также закрепить нормативно. Как правило, он называется «Положением об аттестации сотрудников». Это даст возможность ссылаться на аттестацию при увольнении сотрудника по статье. Хотя мы всегда надеемся, что до таких радикальных мер не дойдет.

Вне зависимости от того, закрепляется ли положение об аттестации нормативно или нет, стоит ознакомить всех сотрудников компании. Это сделает сам процесс аттестации прозрачным и понятным. Можно раздавать инструкции «на руки под подпись», но удобнее будет воспользоваться единым функционалом управления инструкциями в компании. Так можно будет в реальном времени менять сам текст инструкции, и сотрудники автоматически получат об этом уведомление.

Создание аттестационной комиссии

Слово «комиссия» из-за советского наследия иногда вызывает смешанные чувства. В случае аттестации – это просто те сотрудники, которые обладают достаточной квалификацией, чтобы оценить знания других сотрудников.

Как правило, в комиссию входят непосредственный руководитель сотрудника, начальники других отделов и старшие опытные сотрудники. Чем выше оцениваемый сотрудник по должности, тем более высокая комиссия его будет оценивать.

Для некоторых типов аттестаций, например, по охране труда, для проверяющих в компании могут быть выделены отдельные должности. Эти сотрудники в первую очередь войдут в комиссию по соответствующей аттестации.

В то же время в компаниях поменьше аттестацию может проводить не комиссия, а всего 1 человек. Например, этим может заниматься директор, HR-менеджер или  ответственный за аттестацию специалист, вроде уже упомянутого начальника по охране труда.

Подготовка документов

Для проведения аттестации, а тем более переаттестации могут потребоваться дополнительные документы.

Например, могут быть полезны:
— Лист прошлой аттестации сотрудника

— Отчет по эффективности сотрудника из системы управления бизнес-процессами

— Отзывы коллег оцениваемого работника, если вы кроме опроса или тестирования используете также Review 360

— Отчет тестируемого за прошедший период аттестации. Это еще один из подходов к аттестации, когда после окончания одной аттестации сотрудник выставляет себе цели на следующий период, а в следующее тестирование отчитывается, чего добился из намеченного. И его по этому списку оценивают.

Чтобы не затягивать долго с результатами аттестации, собрать все документы лучше до ревью. Тогда и предметные вопросы можно задать во время самой оценки, и вся картина будет перед глазами.

Фактически на этом этапе к работе можно подключить автоматизацию. Задачи по сбору нужных документов должны ставиться автоматически заранее, скажем, за 2 недели, для каждого запланированного ревью. Притом для каждой задачи, для каждого отдельного типа документа, у вас может быть отдельный бизнес-процесс. Собрать отзывы по Review 360 и получить отчет от тестируемого — это все же разные задачи.

Автоматизировать постановку задач можно через систему для управления бизнес-процессами. Например, в Neaktor это можно настроить за 15 минут. В отдельном проекте можно добавить карточки всех сотрудников, даже тех, которые не работают в системе.

Для этих карточек настраиваются роботы, которые каждый год или полгода автоматически создают все нужные задачи по ревью: задачи, касающиеся подготовительных документов и непосредственно главную задачу аттестации сотрудника, которую мы рассмотрим в следующем разделе.

Проведение аттестации

Как мы уже указали выше, если весь процесс аттестации автоматизировать с помощью системы управления компанией, то задача по проведению аттестации создается автоматически. В этом случае про аттестацию заранее знает как сам тестируемый, так и комиссия по аттестации.

 

Можно, конечно, контролировать это вручную и рассылать всем уведомления, но это неэффективно и занимает много времени, которое всегда можно потратить на что-то более полезное.

Так или иначе, автоматизирован процесс или нет, проведение аттестации начинается с согласования дат и времени проведения аттестации.

Когда дата согласована, проводится само ревью сотрудника. Оно может проходить в формате устного собеседования тет-а-тет либо с комиссией. Также оценка может проходить в формате письменного тестирования. Иногда устный опрос и тест объединяют, как на экзаменах в университете, но это практикуется не так часто.

Если используется тестирование и вопросы сводятся к выбору правильного выбора ответа, то целесообразнее будет организовать тест через специализированные сервисы. В этом случае по завершению теста сразу будет видна оценка.

После проведения аттестации проверяемого оценивают. В случае с комиссией это делается коллегиально. По результатам выносится оценка и заключение — что будет с аттестуемым дальше. Напомним, лучше прописать возможные варианты заключений заранее в «Положении об аттестации сотрудников».

Результат аттестации доводится до оцениваемого сотрудника и тут, в зависимости от заключения, может ставится новый ряд задач:

— Если сотрудник провалил аттестацию, ему можно сделать выговор и направить на повторную аттестацию, например, через месяц.

— Если по итогам ревью работник получает повышение зарплаты, в должности или премию — должна быть создана задача для бухгалтерии.

— В некоторых случаях сотрудника не только отправляют на повторную аттестацию, но и отстраняют от должности на все время до успешной сдачи тестирования.

— Радикальной мерой, которая редко ставится после первого провала аттестации, является увольнение. Впрочем, увольнение можно заменить понижением в должности или лишением надбавки.

Когда сотрудник не справляется, то во многих технологических компаниях, таких как Amazon и Google, сотрудника переводят на PIP (Performance Improvement Plan) – план повышения показателей работы. Как правило, он длится около двух месяцев, за которые сотрудник должен продемонстрировать, что он может соответствовать ожиданиям руководителя. По окончании PIP принимают решение, увольнять ли сотрудника.

Это базовые варианты. Заключения по результатам аттестации могут быть и более креативными, зависит от идей компании, которые вкладываются в тестирование. Например, если у работника процентный оклад, можно понизить сам процент. Или же можно отправить сотрудника на обязательное обучение во внерабочее время.

При любом заключении задачи тоже можно ставить автоматически. Почему бы и на этом не экономить время ваших сотрудников? К тому же, это понизит количество ошибок и ситуаций вроде «сотрудника решили уволить, но пока сделали прошло еще 3 месяца».

Оценка и анализ аттестации конкретного отдела или всего коллектива в целом

По итогам аттестации отдела или всего персонала компании стоит провести обязательный анализ. Он позволит показать слабые места у большинства сотрудников, выявить причины и в будущем устранить их.

Например, вы выяснили, что весь отдел тестирования (QA) не знает некоторые техники тест-дизайна. Объективно, здесь проблема не сколько в том, что отдельные сотрудники не спешат развиваться, сколько в неэффективной системе обучения в рамках данного подразделения. Стоит провести отдельное обучение, тренинг-сессию для всего отдела.

Может получиться так, что переаттестации сотрудников у вас проходят в разное время и скорее привязаны ко времени прихода сотрудника в компанию, а не к календарю. Но и в этом случае тоже можно провести аналитику, взяв за тестовый отрезок какой-то период. Например, последние год или полгода.

Для аналитики важно, чтобы все аттестации по всем сотрудникам хранились централизованно, а также были правильно заполнены: была указана финальная оценка, цель переаттестации, комиссия, комментарии проверяющих и так далее.

С помощью фильтров можно делать различные выборки. Можно также сделать экспорт в Excel и поделиться отчетом с коллегами.

Доработка процесса аттестации

Если постоянно задавать одни и те же вопросы, то в конце концов их все выучат и в аттестации будет смысл только для новых сотрудников.

По этой причине сам механизм аттестации нужно время от времени пересматривать и улучшать. Могут, впрочем, меняться не только сами тесты, но и цели аттестации, критерии оценок, заключения. Компания обязательно придет к каким-то улучшениям после проведения несколько аттестаций.

Для автоматизации тут важно, чтобы процессы можно было гибко поменять. Neaktor позволяет делать это на ходу, что удобно при любых изменениях.

 

Проверяйте сотрудников с умом

Прозрачный и гибкий процесс аттестации позволит сотрудникам четко понимать, чего от них требуют, увидеть критерии для дальнейшего карьерного роста.

Главное, что стоит помнить – все хорошо в меру. Не устраивайте оценку персонала просто ради оценки. Компания должна четко видеть, какими компетенциями должен обладать сотрудник для эффективной работы. А аттестация — это только один из инструментов, наравне с обучением и управлением мотивацией, на пути к тому, чтобы ваши сотрудники становились лучше.

Удачных вам ревью!

Появился вопрос? Напишите нам на contact@neaktor.com или в комментариях!