Создание продуктов с помощью Neaktor

Чтобы разработать и произвести один продукт необходимо выполнить множество взаимосвязанных задач. Их полный набор отличается в зависимости от сферы, в которой работает компания и самого продукта. Но в целом можно найти общие черты для создания продуктов любого рода: от производства одежды до судостроительства.

Как правило, создание продукта проходит такие стадии:

• Разработка идеи или концепта
• Создание дизайна изделия
• Согласование дизайна
• Создание технологической карты
• Выпуск пробной партии
• Тестирование пробной версии продукта
• Налаживание полномасштабного производства
• Просчет себестоимости и рекомендованной цены
• Маркетинговые активности вроде подготовки рекламы, размещения в каталогах
• Прохождение законодательных процедур вроде сертификации
• Дистрибуция
• Получение и обработка отзывов покупателей
• Создание второй версии продукта

Каждая из этих задач содержит в себе множество подзадач. Например, дизайн не ограничивается дизайном самого продукта, но также включает в себя дизайн упаковки, дизайн рекламных материалов — это все отдельные задачи. Маркетинговые задачи будут включать не только подготовку рекламы по разным каналам, но и написание слоганов, описания продукта, перевода описания продукта на разные языки для зарубежных регионов. И так далее.

Получается, суммарно на выпуск одного нового продукта на рынок выходит от 30 до 50 задач. Одни задачи выполняются последовательно, так как, например, невозможно начинать какое-то производство, если нет дизайна продукта. Другие должны выполняться параллельно, чтобы не затягивать сроки разработки и выпуска модели.

По опыту наших клиентов на разработку модели продукта в компаниях в среднем уходит от 2 до 9 месяцев. Существенно сократить это время можно только с помощью внедрения системы управления бизнес-процессами и автоматизации. И вот почему.

Чтобы компания занимала устойчивые позиции на рынке, а ее продукция не приедалась потребителям, ассортимент должен периодически меняться. В некоторых сферах, например, в производстве одежды, косметики, парфюмерии, товаров хозяйственного назначения на каждый сезон появляются сотни (!) новых моделей продуктов.

Теперь посчитаем: если компания выпускает всего лишь 20 новых продуктов в сезон, допустим квартал, то ей нужно закрыть от 600 до 1000 задач. Притом сделать это заранее, чтобы продукция вышла ровно в срок и с учетом времени на дистрибуцию лежала на прилавках ровно к началу сезона.

1000 задач достаточно сложно контролировать вручную. Если брать за основу, что менеджеры по продукту являются координаторами выпуска новой продукции, то на 20 выпускаемых в сезон продуктов понадобится не менее 5 менеджеров по продукту, которые будут только и заниматься, что постоянно подталкивать других специалистов закрыть свои участки работы: снабженцев, технологов, дизайнеров, маркетологов и прочих. И количество продуктовых менеджеров будет только расти с развитием компании и выпуском все большего количества продукции.

Выпуск продукции на предприятии по производству одежды

Рассмотрим, как выглядит выпуск продукции на примере разработки коллекции одежды на производственном предприятии. Чтобы «быть в тренде», производителю одежды нужно быстро реагировать на потребности рынка и вести гибкую ассортиментную и ценовую политику. Ключевым фактором успеха в данном случае становится срок цикла производства. Не успели выпустить новогоднюю коллекцию – и вот компания уже теряет в продажах, так как спрос на эти товары не больше месяца. Если летняя коллекция вышла в мае, это уже поздно. Ведь после выхода коллекции нужно время, чтобы отгрузить продукцию на экспорт, оптовым покупателям и заменить ассортимент в собственной торговой сети.

Лишь немногие производители одежды могут похвастаться высоким уровнем управляемости всеми процессами при выпуске новых моделей. Большинство же сталкиваются с нижеперечисленными проблемами, которые могут тормозить старт продаж.

Долгие согласования

Основной «пожиратель времени» в процессе разработки коллекции – многочисленные согласования и утверждения на разных уровнях. Утвердить лекала, закупить ткани и фурнитуру, выпустить и протестировать образцы, пройти цикл из 3-10 примерок и доработать конструкции. Наконец, утвердить производственный образец и отшить изделия. И так по каждой модели. Если у участников процессов (конфекционистов, технологов, дизайнеров, конструкторов, продакт-менеджеров) не налажен процесс взаимодействия и обмена данными, выпуск неизбежно будет тормозиться. Представьте, что в процессе изменилась лишь одна деталь, например, решили наносить рисунок на изделия. Эту информацию необходимо донести до экономистов, иначе себестоимость изделия будет занижена. А это в свою очередь повлияет на расчет оптовых и розничных цен, определение максимального процента скидки.

Человеческий фактор

Второй «пожиратель времени» – ошибки в силу человеческого фактора и их последующие исправления. И здесь речь идет уже не только о временных, но и прямых финансовых потерях. Перепутали ткань, фурнитуру, на раскладку лекал ушел старый вариант, потерялись необходимые файлы и так далее. Опять же, эта проблема возникает из-за плохо налаженных процессов взаимодействия между сотрудниками на всех стадиях производства. В результате мы получаем сдвиг сроков, коллекция выходит с опозданием. Либо, что еще хуже, это приводит к выпуску бракованной продукции. Потребуется отзывать с продаж часть изделий и исправлять недочеты.

Производство коллекции нельзя рассматривать в отрыве от заранее продуманных каналов продвижения и продаж. Когда коллекция еще только разрабатывается, необходимо запустить в работу процессы по продвижению новой коллекции: подготовить описания на сайт и анонсы для социальных сетей, подготовить фотосессию, определить бюджет на рекламу. Это работа маркетологов, копирайтеров, контент-менеджеров. Параллельно необходимо собирать пакет документации для сертификации новых моделей.

Решение этих вопросов – в повышении прозрачности бизнес-процессов и распараллеливании задач. И здесь ручного управления будет явно недостаточно.

Почему бумажное и ручное управление неэффективно

Не редкость, когда для выпуска продуктов до сих пор используются два метода: устная постановка задач и заполнение различных бумажных документов. В эти документы вносятся все необходимые для производства параметры продуктов с подписями ответственных за внесение этих параметров.

Управление продуктами через бумаги неэффективно:

• Листы продуктов нет-нет, да и теряются. Всю информацию приходится восстанавливать.
• Для заполнения информации бумажные документы необходимо физически передавать из рук в руки. Что заставит побегать по разным кабинетам, этажам или даже зданиям. Ходить конечно хорошо и полезно, но не с точки зрения траты времени на более полезные задачи.
• Кроме этого невозможно оперативно получить информацию по состоянию выпуска того или иного продукта. Руководителю придется звонить, искать, где сейчас находится лист запуска продукта и что с ним происходит. А получить аналитику за прошедший период вообще почти невозможно.

Управление разработкой продукта в Neaktor

Neaktor — платформа для управления бизнес-процессами, которая отлично подойдет для настройки и автоматизации задач по выпуску продукции. Без простоев во времени одни задачи автоматически запускают другие при наступлении заданных условий. Благодаря онлайн-доступу к задачам компания сможет полностью перейти на электронное управление и отказаться от бумажной работы.

В Neaktor все работает в электронном виде. Каждую из задач можно описать отдельным бизнес-процессом, который будет регламентировать порядок выполнения самой задачи и ее сроки.

При появлении проблем, их можно будет выявить на ранней стадии и тем самым не сорвать выпуск продукта по глупой причине. Ситуации вроде того, что сырье не заказали вовремя или рекламная кампания не готова в день запуска — это намного более частое явление, чем может показаться.

К тому же, в Neaktor можно объединить все бизнес-процессы в единую автоматизированную цепочку. Это позволит автоматизировать создание некоторых задач и они будут попадать исполнителям прямо в руки в нужное время.

Алгоритм ведения продукта обычно такой:

По продукту ведется главная задача «Разработка нового продукта», а от нее создаются дополнительные задачи.

При выполнении, они передают данные в главную задачу и в ней всегда можно увидеть текущее состояние дел. Например, после согласования модели, для отдела маркетинга автоматически создается задача по созданию описания и разработке дизайна упаковки, отделу закупок – по расчету и заказу сырья и так далее.

Когда «дочерние» задачи завершаются, эта информация передается в главную задачу. После выпуска первого образца создается задача по тестированию в среде эксплуатации. Результаты испытания также подгружаются в основную задачу. Если они неудовлетворительные, образец отправляется на доработку. В любой момент менеджер по продукту может посмотреть, на какой стадии находится выполнение той или иной задачи, какой этап не вписался в график, кто является ответственным.

Автоматизированная система управления выпуском новой продукции позволит:

1. Оперативно доводить задачи до ответственных исполнителей
2. Отслеживать выполнение работ и соблюдение сроков
3. Быстро выявлять возникающие проблемы. Например, чтобы отследить, вписывается ли проект в срок, можно использовать диаграмму Ганта.

4. Если на каком-то участке обнаружат перегрузку, сроки других этапов можно подкорректировать, чтобы уложиться в дедлайн всего проекта. Если в конструкции продукта выявят недочеты, вопрос не останется подвешенным в воздухе. Руководитель сразу же получит уведомление и назначит ответственных за исправление.

5. Хранить данные по каждой модели в единой системе и не тратить время на поиск нужного документа

6. В несколько раз ускорить утверждение образцов и быстрее запустить производство изделий. Мы уже описывали пример, как можно упростить согласования с помощью автоматизации смены этапов. Для этого в Neaktor есть автоматическое действие «Смена этапа задачи по условиям». Например, для швейного производства крупная закупка тканей проходит несколько этапов согласований. Если же закупка меньше определенной суммы, цепочка согласований может быть сокращена и решаться в рамках отдела закупок.

Благодаря автоматизированному управлению больше не придется тратить время на выявление проблемных мест и «тушение пожаров». Вместо этого руководители смогут сконцентрироваться на решении стратегических задач бизнеса.