Зачастую в Neaktor приходят компании, у которых работа и документы ранее уже велись в других системах или электронных таблицах, и хотелось бы продолжить нумерацию с того места, где была создана последняя заявка.
Например, в компании была выполнена уже 571 заявка от клиентов. Необходимо, чтобы первая заявка в Neaktor шла уже под номером 572, следующая 573, затем 574 и так далее.
В то же время нумерация всех записей в проектах Neaktor всегда стартует с единицы. Также к номеру задачи добавляется код проекта и получается связка вида AD-1, AD-2, AD-3… где AD — это код проекта, а цифра — номер задачи в порядке создания.
И это, само собой, не подходит.
С помощью небольшого «лайфхака» можно реализовать нумерацию именно с той порядковой цифры, с которой нужно. Рассказываем, как это можно сделать буквально за пару минут в виде пошаговой инструкции.
Создание собственной нумерации документов, задач и заявок
Итак, вот что нам потребуется сделать:
1. Создать новый проект в Neaktor и добавить бизнес-процесс. Мы не будем рассказывать в контексте данной статьи про сами настройки процесса. Если вы только начали работать в Neaktor, то рекомендуем посмотреть наши стартовые обучающие видео — это займет совсем немного времени.
2. Далее, в настройках процесса необходимо перейти на вкладку Поля и форма.
Там нужно добавить на форму процесса отдельное поле с типом Число.
Назовите его «номером заявки, задачи, заказа» или чего-либо другого, что вы планируете вести в этом процессе. Допустим, у нас это будет «Номер заявки».
3. Чтобы наше поле для каждой новой заявки заполнялось «правильной» цифрой с номером, мы добавим Робота
Переходим на вкладку Роботы внутри настройки бизнес-процесса и добавляем робота Пересчет и заполнение данных в полях
Укажем следующие настройки:
— Если поле «Дата создания» было изменено
— То заполнить поле: «Номер заявки»->»Рассчитать по формуле»-> «Номер вашей последней заявки»+{{idx}}».
В этом случае «номер вашей последней заявки» — это тот номер, на котором остановилась ваша нумерация в другой системе, а {{idx}} — системный порядковый номер задачи в Neaktor. Например, если ранее у вас имелась 571 заявка, то будет «Номер заявки»->»Рассчитать по формуле»-> 571+{{idx}}»
Логика работы робота следующая: сразу после сохранения новой задачи ей будет присвоена дата создания, а поле «Номер заявки» заполнится нужным значением. Для первой задачи в проекте это будет 571+1=572. Для следующей — 573 и так далее, как мы и хотели.
4. Сохраните робота.
5. Чтобы номер заявки менеджерам нельзя было поменять вручную, можно также запретить его редактирование на всех этапах выполнения заявки на шаге Группы и переходы по этапам настройки бизнес-процесса.
6. Сохраняем бизнес-процесс.
7. Готово! Для всех новых задач у нас выставляется нужный номер.
Можно использовать его для внутренних ссылок при общении с коллегами или выводить в нужные документы вроде счетов, актов, договоров и прочего.
Если номер заявки должен содержать не только цифры, но и буквы
Иногда бывает, что только цифр недостаточно, так как номер заявки / задачи по вашему внутреннему регламенту должен содержать буквы. Например, КПП-14Ф-245, где номер заявки по факту только последние цифры — «245».
Это тоже просто решается через добавление еще одного поля и еще одного робота.
1. Вернитесь в настройку бизнес-процесса
2. На вкладке Поля и форма добавьте еще одно поле, но в этот раз с типом Текст. Например, «Номер заявки полный».
3. Перейдите к роботам и добавьте еще одного робота Пересчет и заполнение данных в полях со следующими настройками:
— Если поле «Номер заявки» было изменено
— То заполнить поле: «Номер заявки полный»—>»Заполнить текстом—> «Ваш буквенный префикс»-{{Код поля «Номер заявки»}}
Буквенным префиксом будет часть до актуально номера заявки. В нашем примере это часть «КПП-14Ф» из полного номера вида «КПП-14Ф-245».
Код поля «Номер заявки», где содержится чисто номер заявки, который мы настроили в первой части этой инструкции, необходимо скопировать из панели с кодами полей справа.
Он будет выглядеть в формате типа {{5cac7dfdeb4e100a4аf9920d}}
4. Сохраните робота.
5. Чтобы избежать путаницы с номерами, в этом сценарии рекомендую скрыть числовое поле «Номер заявки» от всех участников бизнес-процесса. Это можно сделать на вкладке Группы и переходы по этапам бизнес-процесса.
В этом случае мы скрываем поле «Номер заявки», так как оно является техническим полем, которое просто нужно для перерасчетов, но не нужно в работе сотрудникам.
6. Сохраните процесс и начинайте создавать задачи! В каждой задаче теперь будет стоять нужный номер.
Если вам понравился лайфхак или появились вопросы — напишите нам в комментариях или на почту contact@neaktor.com. Правильной вам нумерации!
Оставьте комментарий