Сегодня мы хотим рассказать как настроить автоматическую отправку типовых email’ов каждый день.
Где это может пригодиться
Допустим, у нас есть клиент, которому мы выставили счет. Он должен оплатить его в течение рабочей недели. Чтобы клиент не забыл отправить деньги, мы хотим каждый день отправлять ему автоматическое письмо с напоминанием.
Как это настроить
1. Для начала откроем бизнес-процесс, по которому мы выставляем счета. Переходим на вкладку Поля и форма.
2. Перетянем поле с типом Дата и время на форму задачи.
Можем назвать его, например, “Дата отправки первого письма”
3. Добавим и поле Email, на который будут отправляться письма.
4. Переходим на вкладку Роботы.
Добавляем робота Действие при наступлении заданной даты.
5. Пишем название. Выбираем Поле с типом дата “Дата отправки первого письма”
6. В поле действие сработает ищем вариант Во время, указанное в поле (срабатывает ежедневно)
7. В графе А также, кликаем на При выполнении всех условий. Добавляем условие Статус.
Здесь нам осталось указать статус, на протяжении которого будут отправляться ежедневные письма. В нашем примере это статус “Ожидание оплаты”
8. В графе Действие, выбираем вкладку Выполнить автодействие. Выбираем Отправить письмо по шаблону.
9. Далее выбираем почтовый ящик, с которого мы будем отправлять письма.
Примечание! Если вы не видите ни одного ящика, значит вы пока не интегрировали ни одну корпоративную почту к вашему аккаунту Neaktor. Можете почитать как это сделать тут.
Можем также включить опцию Добавлять отправленное письмо комментарием в задачу. Так мы будем видеть все автоматически отправленные письма в ленте комментариев.
10. Осталось заполнить шаблон нашего письма. Пишем заголовок.
11. В графе Кому нам нужно указать код поля Email, на который будут отправляться уведомления. Ищем его в меню справа.
Вставляем в поле Кому
12. Заполняем текст шаблонного письма. По аналогии с полем Email мы можем вставлять сюда ссылки кодов полей, которые при отправке будут заменяться на данные из полей.
В нашем примере мы подставим коды полей с именем клиента, номером счета, суммой по договору и датой последнего дня оплаты.
Сохраняем.
13. Добавим еще одного робота, который скроет поле “Дата отправки первого письма” со всех этапов, кроме этапа “В ожидании оплаты”. Добавляем робота Установление связей между полями.
14. Пишем название. В графе Если указываем Статус — Не является равным — “В ожидании оплаты”
15. В блоке Тогда ставим Скрыть поле — Дата отправки первого письма.
Сохраняем и выходим из бизнес процесса.
Готово! Теперь когда задача перейдет в статус “Ожидание оплаты”, у нас появится поле “Дата отправки первого письма”
Мы установим эту дату, и когда она придет — письмо будет отправлено клиенту и мы увидим в комментариях текст письма.
Оставьте комментарий