Почти любой процесс в компании связан с генерацией документов. Они создаются при проведении финансовых операций, учете средств, выпуске распоряжений. Многочисленные листы учета, обходные листы, заявления на отпуска, больничные, отчеты — документы ведутся на всех уровнях и во всех отделах.
На заполнение бумажной документации уходит много рабочего времени. Как правило, об этом не задумываются, ведь заполнить один документ и правда недолго, но давайте посчитаем. Если в компании ежедневно оформляется 50 документов, то за 250 рабочих дней в сумме их наберется 12 500. Даже если оптимистично предположить, что на заполнение одного экземпляра сотрудник тратит всего 1 минуту, то за год набегает более 200 часов. В реальности же на заполнение уходит больше минуты. Добавьте сюда исправление ошибок, переписывания испорченных документов, и давайте отдельно отметим походы по кабинетам за подписями, которые могут и вовсе длиться днями и неделями.
Существуют разные инструменты цифровизации и автоматизации документооборота, которые отличаются по масштабам, целям, способам реализации. Но стоит отметить, что все компании, так или иначе автоматизирующие эту сторону деятельности, говорят об улучшениях. Например, в Газпроме после внедрения специального софта просрочки поручений снизились на 30%, а компания Nokian (производитель шин) в 5 раз уменьшила время согласований. Многие компании удивляются тому, что становится возможным издать и согласовать документ в течение всего одного дня. И все это за счет того, что не нужно ходить по кабинетам, переписывать, исправлять и переделывать.
Практически все процессы в компании так или иначе связаны с созданием документов. Поэтому эффективная автоматизация процессов, как мы считаем, включает в себя и автоматизацию создания документов. Исполнители, работающие над задачей не должны терять время на ручное заполнение бумаг. Наша система управления процессами может создавать документы по шаблонам автоматически, чем экономит время сотрудников.
Как настроить автоматическое заполнение документов в Neaktor
Задача в Неактор имеет поля, в которые вписывается нужная для работы над задачей информация. Полей может быть сколько угодно с любыми данными — у нас это очень гибко настраивается.
У каждого поля есть ссылка, которую нужно скопировать и вставить в шаблон документа.
После этого занесенная в поле информация будет также дублироваться и в шаблон.
То есть, например, работая над задачей «выставление счета на оплату» не нужно заносить данные два раза — в систему, а потом в документы. Занесенные в систему данные автоматически подставляются в нужный документ, который останется только в несколько кликов распечатать прямо из задачи.
Шаблоном может быть любой типовой формуляр в формате Word или Excel, предварительно созданный и загруженный в Неактор. Ссылки на поля расставляются в нужных местах, эти ссылки программа будет заменять информацией, которая вносится в соответствующее поле.
При этом Неактор умеет вставлять слова в разных падежах и вносить цифры прописью (тоже в разных падежах).
Если документ заполняется несколькими людьми, то есть один вносит номер счета, второй наименование товара и т.д., то это что ни на есть бизнес процесс. В Neaktor создатель бизнес-процесса может раздавать исполнителям права доступа избирательно. Например, когда задача перейдет бухгалтеру, то только он сможет работать с полем «номер счета», на всех других этапах для других исполнителей это поле можно закрыть для изменений. Эта механика позволяет проводить многоступенчатые согласования без походов по кабинетам.
Таким образом Неактор экономит время, создавая при выполнении задач нужные документы автоматически.
Оставьте комментарий