Лучшее время не настанет никогда. Почему не стоит тянуть с описанием процессов компании

При внедрении системы управления процессами многие компании сталкиваются с одной «проблемой». Найдена подходящая система, понравились ее возможности, обещанная польза вдохновляет, но возникает эта преграда — нужно описать бизнес-процессы. И никак этот шаг не обойти, не на кого переложить. А тут как на зло и времени нет, и дел невпроворот. И вот уже приходится откладывать описание бизнес-процессов до лучших времен…

Не сомневайтесь, большинство причин отложить описание процессов на потом — просто отговорки. Мы захотели поговорить об этой важной теме, потому что искренне считаем, что «лучшее время» для описания бизнес-процессов не наступит никогда — делать нужно это сейчас.

Уважительные (ли) причины отложить описание процессов предприятия на потом

На самом деле уважительная причина не описывать свои бизнес-процессы, по сути, одна — банкротство компании. Все остальные в той или иной степени надуманы. Причем их может быть множество и тянуть при желании можно бесконечно.

Что за причины якобы мешают компаниям заняться описанием бизнес-процессов?

Нет времени

Погруженность руководства в операционку, необходимость с утра до вечера контролировать, напоминать, переделывать рядовые задачи — прямое следствие неописанных и неоптимизированных бизнес-процессов.

Пока вы не наведете порядок, времени так и не появится. А когда компания начнет расти, его станет еще меньше. При этом при растущем числе задач, требующих непосредственного участия руководства, нехватка времени будет означать, что часть этих задач уже просто не делается.

Описанный и автоматизированный бизнес-процесс — это заранее построенная модель работы. Ее участники работают по предписанным правилам, контроль осуществляет система управления процессами.

В компании с описанными и автоматизированными процессами операционное управление сводится к мониторингу показателей, которые система автоматически собирает. Непосредственное вмешательство высшего руководства требуется гораздо реже — когда показатели начинают отклоняться от планируемых, или когда меняется внешняя среда, и процесс нужно приспособить к новым требованиям. Так что время, которое руководитель тратит на операционку, освобождается после описания и настройки бизнес-процессов. А чем дольше тянуть, тем дольше времени будет не хватать.

Директор в отпуске

На самом деле управленцы высшего уровня, а лучше собственники компании должны активно участвовать в проекте по внедрению процессного управления. И если во время проекта директор уходит в отпуск — это не очень хороший сигнал. Проект, не интересный руководству, вполне может завершиться безуспешно.

Но все зависит от ситуации. Иногда система управления вполне может внедряться локально, для какого-то одного направления. Тогда описанием процессов может заниматься руководитель этого направления.

Опять же, если говорить о Neaktor, то его редактор процессов очень гибок и дает возможность корректировать схему в любое время. Так что даже отсутствие руководителя может не помешать описанию и настройке процесса собственными силами. Потом можно будет просто внести изменения, если станет очевидно, что они нужны.

Сейчас у нас пиковая нагрузка

Рост числа задач, так же, как и нехватка времени, сигнализирует о необходимости вводить процессное управление. Повышение нагрузки может быть сезонным или постоянным, если компания вступила в фазу роста, ожидаемым, как результат маркетинговой кампании, или неожиданным, как если случайно зашедшая в небольшое кафе звезда упомянет его в Инстаграм.

В любой ситуации работа по процессам помогает справляться с ростом числа задач.

Во-первых, работа по описанным процессам позволяет текущими силами справляться с гораздо большими нагрузками.

Во-вторых, описанные, а тем более автоматизированные в системе управления процессы помогают новым сотрудникам обучаться и выходить на нужные показатели в разы быстрее.

Так что описание процессов во время повышения нагрузки на компанию хоть и может быть непростой задачей, но несет большую пользу — позволяет справляться с нагрузками и не упускать возможную прибыль. Для компании с описанными процессами периоды высокой нагрузки перестают быть шоком.

Мы не спешим

Так говорят, когда не вполне осознают цели описания процессов и пользу процессного управления. Пока вы не спешите, конкуренты могут проводить оптимизацию и увеличивать эффективность и производительность. А вы в это время наоборот тянете с описанием процессов и допускаете неоправданные потери времени и ресурсов. Это, конечно, право руководства так поступать, но звучит это как «мы согласны терять деньги».

Этап описания бизнес-процессов для современной компании практически неизбежен, хотя бы потому, что большинство серьезных или желающих такими стать организаций стремятся получить аккредитацию на соответствие стандартам качества, вроде ISO 9001. Так что откладывание описания процессов не приводит ни к чему, кроме как к фактически добровольным потерям средств.

Нам еще рано описывать процессы

Некоторые компании считают, что они еще малы, чтобы описывать бизнес-процессы. Тут как посмотреть. Нет строгих правил или противопоказаний, указывающих заниматься процессами лишь по достижении каких-то показателей. Те, кто боится приступать к описанию ввиду малых размеров организации, скорее всего, ассоциируют описание бизнес-процессов с внедрением сложной и дорогой системы управления. А это далеко не всегда одно и то же.

Описание процессов на ранней стадии развития компании имеет свои преимущества. Пока компания маленькая и процессов в ней немного, их описание не занимает много времени и не требует много ресурсов. А польза будет большая — описанные процессы для небольшой компании станут фундаментом для дальнейшего роста. Когда он начнется, не нужно будет продираться сквозь упомянутые выше «нехватки времени» и «пиковые нагрузки». Работая по налаженным процессам и по мере необходимости вводя новые, компания будет относительно легко расти и масштабироваться.

Помощь в обучении описанию бизнес-процессов

Мы периодически сталкиваемся с тем, что наши новые клиенты не знают, с чего начать работу по процессам, как их описывать. Поэтому мы уже давно помогаем им с этим. Если вы зарегистрируетесь в Neaktor, мы готовы вместе с вами поработать над описанием первого процесса. Мы удаленно проведем обучающую сессию, из которой вы научитесь управлять Neaktor и строить в нем свои бизнес-процессы. После обучения описанию бизнес-процессов мы останемся на связи, и вы сможете задавать вопросы в поддержку.

Если у вас есть вопросы уже сейчас, пишите нам на почту help@neaktor.com, или оставляйте их в комментариях.