Деятельность любой компании состоит из десятков рабочих процессов, часть из них повторяется изо дня в день. Письма, заявки, документы, согласования… Автоматизация может улучшить эти процессы и сохранить такой ценный ресурс как время, которое можно потратить на решение более важных задач.
В чем сущность автоматизации? Рутинные операции частично или полностью заменяются программным решением и выполняются без участия человека.
Как понять, что бизнес-процесс нужно автоматизировать?
- Бизнес-процесс повторяется с регулярной частотой.
- Набор действий на определенных этапах один и тот же. Например, завести карточку клиента, отправить клиенту письмо о том, что заявка принята в обработку или успешно закрыта.
- Выполнение этих однотипных операций происходит вручную и отнимает много времени у сотрудников.
- Сотрудники допускают ошибки или забывают выполнить действия.
Каких эффектов позволяет добиться автоматизация?
Сократить количество рутинных и утомительных операций в ежедневной работе сотрудников.
Зачем растрачивать ценное время высококлассного специалиста на выполнение шаблонных операций? Когда значительная часть рабочего дня уходит на действия, с которыми справится и школьник, мотивация такого сотрудника неизбежно падает.
В некоторых компаниях этот вопрос решается наймом помощника, на которого сваливают всю рутину. Но можно пойти и более эффективным путем. С действиями, не требующими творчества, глубокой аналитики и индивидуального подхода, справится программа. Сконцентрируйтесь на важном.
Увеличить производительность труда.
При тех же временных и человеческих ресурсах выполняется большее количество задач. И это объясняется даже не тем, что часть действий вместо человека мгновенно выполняет машина… Когда вы отвлекаетесь всего на пару минут от основной задачи, вам требуется время, что восстановить исходный темп работы. Ученые даже посчитали, сколько точно времени требуется — 23 минуты 15 секунд, согласно исследованию Калифорнийского университета в Ирвайне.
Оптимизировать штат компании.
Внедрение автоматизации позволит сократить раздутый штат сотрудников. В истории много примеров, когда технологии заменили человека и профессия потеряла смысл. Так, например, исчезли профессии человека-будильника и телефонистки, в настоящее время появляются супермаркеты без кассиров.
Опыт крупных банков показывает, что после постановки учета и автоматизации бизнес-процессов сокращается потребность в специалистах, занятых в бумажном документообороте: делопроизводителях, бухгалтерах первичной документации.
Сократить жизненный цикл бизнес-процесса.
Задачи могут выполняться быстрее, без лишних уточнений и согласований. Например, аккаунт-менеджеру не нужно постоянно интересоваться у бухгалтера, оплатил ли клиент счет. Когда это произойдет, менеджер получит автоматическое уведомление и может приступить к работе с заказом.
Получить предсказуемый результат и уменьшить влияние человеческого фактора.
Сотрудники могут отвлечься при выполнении задачи и ошибиться. Или вообще упустить задачу из виду и забыть о ней. Также учитываем такие факторы, как ослабление внимания к концу рабочего дня, утомляемость, подверженность эмоциям.
Все это влияет на точность выполнения задачи. Компьютер независим от этих факторов и всегда действует по заданному алгоритму, поэтому автоматизированные куски работы всегда будут выполнены одинаково.
Минимизировать затраты и непредвиденные издержки.
Ошибки и промедления стоят дорого. Вы просрочили платеж за интернет в офисе и сотрудники половину дня не могли работать. Опоздали на один день с подачей таможенной декларации и получили штраф. Клиент не дождался коммерческого предложения и ушел к конкурентам. Список можно продолжать долго. Грамотное внедрение управления бизнес-процессами вкупе с использованием автоматизации отдельных этапов сократит такие ситуации до минимума.
Повысить лояльность клиентов.
Не всегда сотрудники имеют время оперативно и развернуто отвечать на письма. В этом случае целесообразно настроить шаблоны типовых ответов. Это позволит не только сократить время реагирования, но и отправлять вместо коротких отписок вида «да, спасибо» информативные и полезные для клиента письма. Если шаблоны составлены правильно, клиент и не заметит, что ему ответили автоматически.
Автоматизация нужна всем?
Вопрос об автоматизации рано или поздно возникает у любых компаний, которые хотят оптимизировать свою работу. Но внедрять ее лучше всего, когда бизнес-процессы уже описаны и стали исполняемыми. То есть вы уже используете BPM-систему, заметно оптимизировали работу и получили срез аналитики, который позволяет оценить, какие этапы стоит автоматизировать.
В первую очередь, стоит обратить внимание на основные, или операционные, бизнес-процессы. Это те активности, которые составляют суть вашего бизнеса и приносят вам прибыль. Для магазина это будет продажа товара, для event-агентства — организация мероприятий, для сервиса каршеринга — аренда автомобилей.
- Определите точки, на которых в процессе выполняются одни и те же действия: пишутся типовые письма, создаются заявки по другим процессам, заполняются данные в сторонние системы, оформляются документы по шаблонам, ставятся напоминания и так далее.
- Начните заменять эти этапы на автоматизированные по одному.
- Не стоит спешить. Обязательно стоит протестировать, как выполняется автоматическое действие, перед тем, как запустить его в работу. Иначе в середине дня можно неожиданно обнаружить, что письма улетают на другие адреса, а задачи создаются частично незаполненными.
- Когда первый процесс автоматизирован, можно переходить к следующему.
При выборе процесса для автоматизации, всегда следует помнить про золотое правило: если процесс повторяется очень редко, то стоит ли тратить ресурсы на его автоматизацию?
Эти простые рекомендации помогут избежать неудачных внедрений и пустой траты времени.
В Neaktor реализовано множество возможностей для автоматизации — готовые шаблоны процессов, интеграции с другими сервисами, автоматические действия. У нас также есть и управление проектами, поэтому даже ту часть задач, которые нельзя описать формальными бизнес-процессами, вы без проблем сможете вести в приложении. Регистрируйтесь и мы расскажем вам, как автоматизировать ваш бизнес.
Оставьте комментарий