О компании
СООО «Конте СПА» — лидер в производстве одежды, белья, чулочно-носочных изделий в Восточной Европе. Компания была основана в 1997 году в Гродно. Продукция под маркой «Conte» широко известна за пределами Республики Беларусь и завоевала доверие потребителей во многих странах ближнего и дальнего зарубежья. Значительная доля экспорта приходится на Российскую Федерацию и Украину, а в прошлом году продукция «Конте Спа» появилась на рынках Франции, Новой Зеландии и Таджикистана. На сегодняшний день поставки осуществляются в более чем 30 стран мира. Ежегодно на собственном производстве выпускается более 100 000 000 изделий. Компания выпускает белье и одежду для женщин под брендом Conte Elegant, а также активно развивает линейки для мужчин (ТМ DIWARI) и детей (ТМ Conte Kids).
Одним из ключевых факторов успеха предприятия является отслеживание тенденций и оперативное реагирование на потребности рынка. Помимо ежегодных коллекций весна-лето и осень-зима, Конте выпускает специальные коллекции – носки для мальчиков и мужчин по мотивам комиксов Marvel, совместные с Disney коллекции, посвященные героям мультфильмов «Тачки» и «Принцессы Disney». Компания не осталась в стороне от горячего тренда последних лет family look – бренд позволяет составить гармоничные образы для мамы и дочки в едином стиле. А выпуск праздничных новогодних носков для всей семьи стал уже доброй традицией в компании.
Проект-менеджер по разработке и внедрению ПО в компании «Конте СПА» Андрей Топорков рассказал, как выстроенная в Neaktor система бизнес-процессов способствует быстрому и своевременному выпуску коллекций.
Как было раньше
Перед тем как заказ на выпуск новой коллекции отдавали на производство, он проходил долгий путь утверждения на нескольких уровнях. Технологи прописывали технические условия нового образца, соответствие требованиям ГОСТ, отдел экономистов просчитывал стоимость сырья и себестоимость готового изделия, отдел цен готовил прейскуранты для оптовых и розничных продаж.
Ранее так называемые «обходные листы» на бумажных носителях буквально передавались из рук в руки для подписи. Детали уточняли через почту, телефонные звонки, личные встречи и регулярные совещания.
Потребность в автоматизации существовала всегда.
Вообще, потребность в автоматизации существовала всегда. Автоматизация сокращает издержки, в том числе связанные с производством, исследованиями и разработкой нового продукта. Но особенно острым вопрос автоматизации стал, когда ассортиментная линейка компании значительно расширилась. Начинали более 20 лет назад с производства дефицитных женских колготок. Сегодня ассортимент продукции просто огромный – носки, колготки, белье и купальники, джинсы, леггинсы, свитеры и джемперы.
В результате мы пришли к тому, что все процессы по управлению производством, закупками, маркетингу нужно свести в единую систему, используя один инструмент. Так В 2015 году мы перешли на управление процессами согласования продукции в Neaktor.
Как организован процесс управления производством сейчас
Весь процесс согласования новой продукции контролируем в Neaktor. Он закрывает все потребности в автоматизации процессов, предшествующих запуску новых моделей в производство. Бумажные «обходные листы» заменили на электронную версию.
Согласование производства новых моделей — один из ключевых процессов. Для этого у нас настроена большая бизнес-схема – цепочка этапов, за каждый из которых отвечают руководители отделов и ответственные специалисты – технологи, специалисты ВЭД, специалисты по стандартизации и сертификации, отдел экономистов, отдел цен, бухгалтерия, маркетинг, руководитель отдела разработки, начальник отдела производства и менеджер по выпускаемому продукту.
Проекты по согласованиям у нас разделяются по видам производства: производство трикотажных швейных изделий, плосковязальное производство, производство классических чулочно-носочных изделий, производство фантазийных чулочно-носочных изделий, хлопок, корсетное производство и т.д. И по каждому проекту согласования идут по индивидуальной логике. Бизнес-процесс согласования оптимизирован под каждый из видов производства. Благо, Неактор позволяет это гибко настроить, вплоть до цвета кнопок.
По каждому из производств ведется масса задач по выпуску новых моделей, особенно в проектах полиамидного и хлопкового производства. И здесь мы используем систему приоритизации и фильтры по записям, чтобы выделить более важные и срочные задачи.
Внедрение Neaktor позволило наладить параллельную работу. Сотрудник, ответственный за какой-либо участок, ставит связанные задачи другим сотрудникам, а затем результат заносится в главную задачу. Например, специалисту по рекламе ставят задачу по подготовке описания, после согласования итоговое описание вносится в соответствующее поле. Таким образом детальная информация по каждой модели собирается в одном месте — артикул, прайсы, эскиз, фото, размерность и комплектность, состав, описание, ГОСТ и коды ТН ВЭД. Достаточно просто посмотреть карточку модели.
Путь от идеи нового продукта до его финального утверждения и передачи заказа на производство сократился в 3 (!) раза.
Благодаря оцифровке согласований путь от идеи нового продукта до его финального утверждения и передачи заказа на производство сократился в три раза. Стоимость процесса согласования в пересчете на затраченные рабочие часы стала гораздо ниже. Мы экономим время на совещаниях, пересогласованиях, в случае, когда идет возврат к предыдущей предложенной версии или задача отменяется. Если все правки вносить на бумаге, очень легко запутаться. Электронная форма позволяет отслеживать всю историю изменений. Простые задачи, которые требуют уведомления и получения разрешения от руководителя могут быть проведены в течение нескольких минут.
Задачи по разработке дизайна упаковки, написанию текста для карточки товара, подготовка прайсов, сбор документации для сертификации – над все этим уже работают еще до того, как отошьют изделия. В результате к старту продаж мы готовы по максиму. Уже не говоря о том, что ведение всего процесса в единой системе избавило от необходимости постоянных уточнений. Для этого очень удобна функция автоматического добавления наблюдателей – исполнитель предыдущего этапа следит за дальнейшим ходом выполнения задачи.
Помимо видов производства есть и другие, не менее важные проекты: маркетинг, оплата накладных, закупка запчастей и оборудования, проекты по найму персонала и нормированию труда. Проекты по видам производства как наиболее приоритетные для нас были автоматизированы в первую очередь. Настроили в системе и вспомогательные процессы.
Активно ведем в Neaktor проект по закупке запчастей и оборудования. Пожалуй, в этом проекте создается наибольшее количество задач. И это не удивительно, на сегодняшний момент Конте располагает более 50 000 кв. м. производственных и складских помещений. А несколько лет назад компания запустила новое направление – корсетное производство Conte Lingerie, увеличила производственные мощности. Так что задачи по снабжению производства необходимыми запчастями возникают регулярно.
Возможности и преимущества Neaktor
Продвинутая автоматизация
Нравится большое количество автоматических действий, периодически появляются новые. Комбинируя их, мы получаем решение, которое удовлетворяет нашим нуждам. Постоянно используем автоматические напоминания, обновление задачи из другого проекта, распараллеливание процесса с помощью автоматической смены этапа по условию. Автоматически отправляем письма для уведомления руководителей, добавляем необходимый список наблюдателей в задачу. Ставим задачи на паузу, чтобы за время ожидания успели подготовить нужные материалы, которые будут использоваться на следующих этапах. А также ставим задачи через роботов. Например, бренд-менеджер выбирает чек-бокс (галочку), что для этой модели необходимо фото образца, и задача по фотографированию создается автоматически. Аналогичным образом настроена работа по подготовке маркетингового описания.
Также для нас как для компании с большим числом сотрудников очень полезен функционал роботов по назначению ответственного, который уже работал на предыдущих этапах. Например, дизайнер разработал макет и отправил на утверждение руководителю. Далее руководитель ставит задачу отправить макет в типографию. В поле «Исполнитель» система показывает не весь список специалистов, а только того, кто занимался этой задачей. Ошибиться и назначить задачу не тому человеку – такой вариант исключен.
Коды полей в шаблонах документов – незаменимая функция. Без нее мы не смогли бы собрать листы утверждения в проектах по согласованию новых моделей и выгрузить в 1С согласованные данные.
Настройка без кода
В отличие от многих других предложений на рынке, Neaktor – это система, которая позволяет самостоятельно проектировать бизнес-процессы по нужной нам логике в графической среде. Процессы отображаются в визуальном редакторе в виде наглядных цепочек блок-схем. Базовый линейный бизнес-процесс настраивается очень быстро – нарисовать этапы, нанести поля на форму задачи и распределить роли занимает 15-20 минут. Сложный разветвленный процесс потребует больше времени, но и его бизнес-аналитик может настроить без участия программиста.
Базовый линейный бизнес-процесс настраивается очень быстро – нарисовать этапы, нанести поля на форму задачи и распределить роли занимает 15-20 минут.
Контроль над задачами онлайн
Руководители используют мобильное приложение, находясь в командировках, отслеживают статусы задач, получают адресные комментарии. Можно зайти в дашборд «Центр уведомлений» и посмотреть все изменения по задачам, которые ты контролируешь, что очень удобно.
Используем коллективные события в календаре. Уведомление о предстоящем событии приходит на email и push-уведомлением в мобильном приложении всем участникам. Последний вариант наиболее удобный – уведомление приходит из отдельного рабочего приложения и не смешивается с личными сообщениями из Viber или WhatsApp.
Удобный и понятный интерфейс
Сотрудники компании имели опыт работы в различных системах – Битрикс24, Канцлер, Элма, Террасофт, Директум. С точки зрения пользователя интерфейс Неактор выгодно отличается. Простой, неперегруженный, интуитивно понятный и современный. Каких-либо серьезных сложностей с пониманием системы у сотрудников не возникает. Каждый сотрудник просматривает и редактирует только те поля в задаче, которые должен. А если обязательные поля не заполнены, система просто не позволит перевести задачу на следующий этап.
Помощник в мотивации персонала
Управление по бизнес-процессам помогает в мотивации персонала. Когда задачи ставятся вручную и выпуск модели не вписывается в установленные сроки, найти причины срыва дедлайна непросто. Еще сложнее найти виноватого – все будут перекладывать ответственность друг на друга. При электронном управлении эти вопросы снимаются. Руководитель может в любой момент посмотреть, на каком этапе задача застопорилась и почему. Например, была поставлена задача подготовить текст, но его не сдали в срок, в связи с этим задача не перешла на следующую стадию – публикация на сайте. Сотрудники понимают, что руководители могут видеть отчетность по процессу и стараются предпринять меры, если не вписываются в срок. Как минимум, это стимулирует обозначить в комментариях, почему что-то пошло не по плану и какие меры предпринимаются.
Что посоветуете тем, кто только задумывается о внедрении процессного управления и BPM-системы в компании
Прежде всего нужно понимать, что внедрение бизнес-процессов – это не разовый проект. Нужны как минимум два человека на постоянной основе для поддержания и развития настроенной системы бизнес-процессов. Один должен заниматься изучением процессов внутри компании, их моделированием и оптимизацией, решать стратегические задачи. Второй должен отвечать за техническую поддержку, консультировать сотрудников по работе в системе, оперативно решать возникающие вопросы.
Необходимо вовлечь сотрудников в активное использование системы.
Второй момент – работа с сотрудниками. Необходимо вовлечь их в активное использование системы, в идеале — добавить элементы социальных сетей и геймификации в рабочий процесс. Публикуйте новости компании, объявления, создавайте опросы, ведите календарь дней рождения сотрудников, придумывайте рейтинги, розыгрыши, поддерживайте общение в групповых корпоративных чатах. Сотрудники должны видеть, что их «внутренняя корпоративная экосистема» живет и обновляется. Таким образом мы приучаем сотрудников к одному рабочему инструменту. Когда коммуникация и обмен документами замкнуты в рамках одной системы, это повышает концентрацию сотрудников на задачах. Они не рассеивают свое внимание на десятки других программ.
Оставьте комментарий